So bereinigen Sie Ihre CRM-Daten und halten diese Ordnung aufrecht

Viele Menschen denken, eine CRM-Plattform (Kundenbeziehungsmanagement) richte sich nur an das Vertriebsteam, doch Ihr CRM enthält Informationen über den gesamten Kundenlebenszyklus, von denen alle Abteilungen profitieren können. Und wenn Ihr CRM mit anderen Plattformen, wie Ihrer Marketing-Automatisierungssoftware integriert ist, können Sie Daten teamübergreifend noch wertvoller nutzen.

Wenn die in Ihrem CRM gespeicherten Daten nicht organisiert sind, Duplikate enthalten oder unvollständig sind, hat niemand etwas davon. Die Teams, die versuchen, diese Daten zu nutzen — Vertrieb, Marketing oder Kundenservice — sind frustriert und verpassen vielleicht Möglichkeiten für Abschlüsse, Kundenbindung oder herausragenden Service.

Letztendlich leidet sogar Ihr Geschäftsergebnis unter einem nicht organisierten CRM, und zwar in Form von verpassten Kundenkonversionen, Reputationschancen und Umsatzmöglichkeiten. Wie halten Sie also Ihre CRM-Daten in Schuss? Beginnen Sie mit einigen Praktiken, um eine makellose Ordnung in Ihr CRM zu bringen. Sobald Ihre Daten bereinigt sind, implementieren Sie Prozesse, um diesen Zustand aufrechtzuerhalten.

Als Salesforce Platinum-Beratungspartner hat RelationEdge schon Tausenden Unternehmen dabei geholfen, ihre CRM-Systeme zu implementieren, zu nutzen und zu pflegen, und wir verstehen uns auf das CRM-Datenmanagement. Lesen Sie weiter und lernen Sie einige unserer besten Strategien für die langfristige Bereinigung und Pflege Ihrer CRM-Daten kennen.

Doppelte Einträge löschen oder zusammenführen

Der erste Schritt beim Aufräumen Ihrer CRM-Datenbank ist das Löschen von Duplikaten. Einträge können aus vielen Gründen doppelt angelegt werden: Mehrere Teammitglieder geben dieselben Daten zu verschiedenen Zeitpunkten ein, ein Datenimport berücksichtigt keine vorhandenen Einträge oder ein Kunde schickt Daten mehr als einmal ab. Wie auch immer sie ins System gelangen, Duplikate sollten entfernt oder mit ihren bestehenden Gegenstücken zusammengeführt werden.

Wenn Sie Tausende Einträge haben, ist es schlicht eine abschreckende und unrealistische Vorstellung, Duplikate manuell zu suchen und zu entfernen. 

Hier sind einige Taktiken, die Sie nutzen können:

• Eine Duplikatprüfer-App ausführen. Einige Programme, darunter auch Salesforce, verfügen über kostenlose Apps, die nach Duplikaten suchen. 
• Eine App zum fallbasierten Zusammenführen wie Case Merge Premium nutzen. Dieses Programm geht einen Schritt weiter und sucht nicht nur nach Duplikaten, sondern führt sie auch noch automatisch zusammen. 
• In Zukunft Duplikate standardmäßig blockieren. Nachdem Sie die vorhandenen Duplikate bereinigt haben, sollten Sie herausfinden, ob Ihr CRM eine native Funktion zum Blockieren von Duplikaten bei der Eingabe bietet. Falls ja, können Sie zukünftige Duplikate sofort verhindern, indem Sie Benutzer alarmieren, wenn diese dabei sind, eines anzulegen. 

Die Anzahl von Benutzern mit Administratorrechten beschränken

Im Rahmen Ihrer Maßnahmen zur Reduzierung und Verhinderung doppelter Einträge sollten Sie die Anzahl Ihrer Teammitglieder beschränken, die volle Administratorrechte im System haben. CIO empfiehlt, die Anzahl der Administratoren mit vollem Systemzugriff auf sechs zu beschränken – das ist natürlich nur eine Orientierung und die richtige Anzahl für Sie kann von der Größe Ihres Unternehmen und Ihrer Branche abhängen.

Wenn Sie die Anzahl der Administratoren kontrollieren, können Sie Ihre Prozesse aufrechterhalten und unerfahrene Teammitglieder davon abhalten, versehentlich eine wichtige Duplikatprüfung zu deaktivieren. 

Standardverfahren zur Dateneingabe aufsetzen

Daten können auch zum Problem werden, wenn wichtige Informationen fehlen oder inkonsistent erfasst werden. Mit Standardprozessen für die CRM-Eintragserstellung können Sie Ihre Software in Zukunft wesentlich aufgeräumter halten. Und je detaillierter die Einträge, desto schneller erkennt der Duplikatprüfer einen doppelten Eintrag. 

Analysieren Sie Ihre Daten. Gibt es klare, einheitliche Regeln und Verfahren zur Eingabe der folgenden Datenpunkte?

• Name: Tragen Sie nur offizielle Namen ein oder sind Spitznamen möglich? Werden die Namen groß geschrieben?
• Adresse: Wie werden Postanschriften abgekürzt? Wenn ein Benutzer eine neue Adresse erhält, wird die alte dann gelöscht oder in einem Sekundärfeld aufgehoben?
• Haushalte: Sollen Benutzer Einträge für Personen verknüpfen, die unter der derselben Adresse wohnen?
• Stellenbezeichnungen: Werden Titel ausgeschrieben oder abgekürzt? Ein einfacher Unterschied wie „Doktor“ oder „Dr.“ könnte zu unerkannten doppelten Einträgen führen.
• Anmerkungen: Wie sollen Benutzer mit dem Anmerkungsfeld arbeiten? Wenn in Ihrem Unternehmen dieses Feld beispielsweise nur für bestimmte Informationen genutzt wird, die in kein anderes Feld passen (z. B. bevorzugter Name eines Kunden), sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder das wissen.

Nachdem Sie Ihre Regeln und Standardverfahren definiert haben, sollten Sie Ihre Richtlinien unbedingt dokumentieren und diese Informationen an alle Benutzer weiterleiten, die Zugang zum CRM-System haben werden.

Einen Wartungsplan einrichten

Nachdem Sie sich um die Duplikate, die Zahl der Administratoren und ein Eingabeprotokoll gekümmert haben, sind Sie schon gut aufgestellt. Doch wie die meisten Sachen ist auch die CRM-Bereinigung nichts, was Sie nur einmal im Leben tun müssen.  Die Wartung umfasst alles von einer monatlichen Überprüfung markierter Duplikate bis hin zu vierteljährlichen Überprüfungen verfügbarer CRM-Softwareupdates.

Richten Sie einen Plan zur Bereinigung beschädigter Einträge oder zur Prüfung auf fehlende Daten ein und erwägen Sie die Einrichtung automatisierter Erinnerungen oder Aufgabenzuteilungen, damit nichts verloren geht.  Zudem sollten Sie einen Prozess entwickeln, um alte, alternde und nicht genutzte Einträge in Ihrem CRM-System zu erfassen.

Mit den CRM-Berichtsfunktionen können Sie eine Übersicht Ihrer ältesten Einträge erzeugen. Diese können Sie dann zum Beispiel auf den Dashboards oder Startbildschirmen der zuständigen Teammitglieder anzeigen lassen und sie darauf hinweisen, diese Einträge nach Firmenrichtlinie zu verwalten. Wir alle sollten ein Auge auf Ordnung in den CRM-Daten haben, denn zu den Vorteilen eines solide verwalteten CRM-Systems zählen auch ein besseres Kundenverständnis und die Fähigkeit, effektiv mit den Kunden zu kommunizieren. 

Wenn Sie Hilfe bei der Erarbeitung einer CRM-Datenpflegestrategie benötigen, steht Ihnen RelationEdge als Full-Service Salesforce Platinum-Beratungspartner mit umfassender Erfahrung mit Unternehmen wie Ihrem zur Verfügung, um Sie mit Technologielösungen zum Erfolg zu führen. Wir können Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu bereinigen und einen Prozess zu entwickeln, damit dies auch in Zukunft so bleibt.

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