Fünf Prioritäten zur Gewährleistung des störungsfreien Betriebs Ihres IT-Unternehmens trotz COVID-19

13 Mai, 2020

Matt Stoyka

Wie sieht Ihre neue Normalität aus? Die COVID-19-Krise stellt die Unternehmen vor – teils unmittelbare, teils langfristige – Herausforderungen, die auch die Rolle der IT neu definiert haben. Die Krise brachte rapide Veränderungen des betriebswirtschaftlichen Umfelds mit sich, die entsprechende Anpassungen der Technologien und Systeme wie auch seitens der IT-Mitarbeiter erforderten. Angesichts neuer Arbeitsweisen und veränderter Nutzungsgewohnheiten sowie unberechenbarer Wirtschaftsbedingungen weltweit haben sich auch die Prioritäten für und Erwartungen an IT-Abteilungen verschoben. Das Branchenforschungsinstitut Research 451 stellte kürzlich die Ergebnisse einer Umfrage vor, die das Ausmaß dieser Veränderungen veranschaulicht. 41 % der Befragten gaben an, aktuell massive Störungen der normalen Geschäftsabläufe zu erleben bzw. in den nächsten zwei Monaten mit derartigen Störungen zu rechnen.

Wenn sich die Prioritäten immer wieder ändern, wird es schwierig, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Das schlagartige Hervortreten zahlreicher Herausforderungen, die mit der Bereitstellung von Kapazitäten für die Telearbeit einhergehen, führte zu einer erheblichen Mehrbelastung der vorhandenen Systemressourcen und zur Überforderung dünn besetzter IT-Teams. So schwierig es in einer Krisensituation sein mag, muss als oberste Priorität die Unternehmenstransformation forciert werden. Statt in punktuelle Lösungen für akute Probleme muss in Tools, Systeme und Prozesse investiert werden, die sowohl kurz- als auch langfristig Ergebnisse bringen.

Aus Gesprächen mit Kunden haben wir fünf Top-Prioritäten ermittelt, die IT-Unternehmen beachten müssen, damit ihre Teams während – und nach – der COVID-19-Krise einsatzbereit bleiben.

Priorität Nr. 1: Proaktiver Umgang mit Sicherheitsthemen

Im Zeitraum von Februar bis März nahm die Anzahl der Phishing-Angriffe im Zusammenhang mit dem Coronavirus um 667 % zu. Durch vermehrte virtuelle Zusammenarbeit und Transaktionen erhöht sich auch das Potenzial der Einfallsvektoren und damit das Risiko von Angriffen. Zusätzlich zu den bislang vorhandenen Hardware-Ressourcen sind plötzlich BYOD- und IoT-Geräte im Spiel, die die Abwehr von Cyberangriffen beträchtlich erschweren. Daten und Anwendungen, die bislang im Rahmen von Netzwerken und Arbeitsprozessen geschützt wurden, werden nun dezentral genutzt, sodass neue Sicherheitsansätze erforderlich werden. Konkret heißt das für viele Unternehmen: Migration in die Cloud.

Die Cloud bietet sich zwar als ideale Lösung zur Bewältigung unberechenbarer Bedingungen an; jedoch mangelt es in vielen Unternehmen am notwendigen Fachwissen zur Einrichtung, Verwaltung und Optimierung entsprechender Cloud-Umgebungen. Noch eklatanter ist der Mangel an Experten für Cloud-Sicherheit mit der erforderlichen Fachkompetenz zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen und effektiven Abwehr von Angriffen.

Erforderliche Aktionen:

Gewährleisten Sie sicheren Zugriff für Telearbeiter mithilfe von Remote-Desktop-Protokollen (RDP), virtuellen privaten Netzwerken (VPN) und cloud-basierten Anwendungen.
Bieten Sie Schulungen an, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie sich selbst und das Unternehmen vor Angriffen schützen können, und implementieren Sie entsprechende Richtlinien, insbesondere:
- Blockieren schädlicher Websites
- Ändern der Passwortanforderungen
- Multi-Faktor-Authentifizierung
Als dringendste Aufgabe geht es hier um die Überwachung, Meldung und Abwehr von Bedrohungen und Angriffen, bevor sie Schaden anrichten.

Priorität Nr. 2: Überwachung von Leistung und Kosten

Überforderte Infrastrukturen und unberechenbare Nachfrage können zu Verschlechterungen der Anwendungsleistung und damit der Kundenerfahrung führen. Ohne stringente Kostensteuerung und -optimierung können die Kosten gerade in der Cloud aus dem Ruder laufen. Beim Umstieg in die Cloud wird die Notwendigkeit der Kostendämpfung zur Bewältigung schwankender Cloud-Ressourcen oftmals nicht ausreichend berücksichtigt. Fehlt jedoch dieser entscheidende strategische Eckpfeiler, kann dies kostspielige Folgen haben.

Die rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur unter Einhaltung der Budgetvorgaben stellt eine echte Herausforderung dar. Zur effektiven Verhinderung ausufernder Cloud-Kosten ist eine Kombination aus Fachwissen, strategischer Kostensteuerung und guten Automatisierungspraktiken erforderlich. Bei einer aktuellen IDC-Studie nannten 39 % der Befragten mangelnde Fachkompetenz als ein Hindernis, das der Implementierung von Cloud-Strategien im Weg stehe. Cloud-Experten brauchen neben technischen Kompetenzen auch die Fähigkeit zur Abwägung zwischen Kosten und Faktoren wie Leistung, Sicherheit und Skalierbarkeit.

Erforderliche Aktionen:

Migrieren Sie einen Teil Ihrer Infrastruktur in die Cloud, damit Sie je nach Bedarf hoch- und herunterskalieren und zugleich die Systemleistung aufrechterhalten können.
Analysieren Sie Ihre aktuelle Systemauslastung mit Schwerpunkt auf Unternehmensziele, Herausforderungen und Ausgaben.
Bestimmen Sie Auslastungsspitzen und -täler und suchen Sie nach Möglichkeiten zu ihrer Behebung, bevor sie sich negativ auf Ihre Anwender oder Ihr Budget auswirken.

Priorität Nr. 3: Anpassung an neue Arbeitsweisen

Im Rahmen der Umsetzung staatlicher Vorgaben zur Eindämmung des Coronavirus mussten viele Unternehmen die Umstellung von physischen zu virtuellen Arbeitsumgebungen quasi von einem Tag zum nächsten bewältigen. IT-Teams mussten in Windeseile Lösungen für veraltete Systeme und Prozesse finden, um leistungsstarke Software-Tools für die Telearbeit bereitzustellen und größere Produktivitätsverluste zu vermeiden. Der Übergang von der Arbeit mit unternehmensinternen zu standortunabhängigen Lösungen umfasste die Auswahl, Implementierung und Sicherung geeigneter Tools, um auch weiterhin eine störungsfreie Unterstützung sämtlicher Workloads zu gewährleisten. Als besonders schwierig erwies sich diese Umstellung für Unternehmen, die nicht über eine Telearbeit-Strategie verfügten.

Ein Ende ist noch lange nicht in Sicht. Laut den Ergebnissen einer Blitzumfrage von 451 Research („Voice of the Enterprise Digital Pulse“) gehen 38 % der Befragten davon aus, dass sich die Arbeit im Homeoffice als langfristige bzw. Dauerlösung etablieren wird. Statt nach kurzfristigen Lösungen zu suchen, sollten Unternehmen jetzt eine umfassende Telearbeit-Strategie entwickeln, die flexibel genug ist, um sowohl Krisensituationen als auch den tagtäglichen Erfordernissen gerecht zu werden.

Erforderliche Aktionen:

Achten Sie darauf, dass die Produktivität Ihrer Mitarbeiter nicht abfällt. Schon ein kurzfristiger Rückgang kann zu vierstelligen Verlusten durch entgangene Geschäftschancen führen.
Richten Sie Systeme und Prozesse auf die Gewährleistung einer störungsfreien Kundenerfahrung und den Erhalt des Kundenvertrauens aus.
Vermeiden Sie unnötige Komplikationen. Versuchen Sie gar nicht erst, das ganze Unternehmen auf neue Anwendungen oder Systeme umzustellen; sorgen Sie lieber dafür, dass Ihre Mitarbeiter soweit irgend möglich wie gewohnt weiterarbeiten können.

Priorität Nr. 4: Kundenzufriedenheit

Infolge von Ausgangssperren, Schulschließungen und Telearbeit haben sich viele Aktivitäten in den Online-Bereich verlagert. Das wirkt sich wiederum negativ auf die Anwendungsleistung und damit auch auf die Kundenerfahrung aus. In der Digitalwirtschaft steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens mit der Leistung seiner Anwendungen. Laut einem Bericht von Akamai kann eine Verzögerung der Ladezeit einer Website um 100 Millisekunden zu einem Rückgang der Konversionsrate um 7 % führen. Eine Verzögerung der Ladezeit einzelner Seiten um zwei Sekunden erhöht die Absprungraten um 103 %. Überdies kann es auch im nicht-digitalen Bereich zu Leistungseinbrüchen kommen.

Die Umstellung auf Telearbeit kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Kundenanfragen führen, da sich IT-Fachkräfte und andere Mitarbeiter erst in neue Tools und neue Netzwerke einarbeiten müssen, um das Serviceniveau zu gewährleisten, das Ihre Kunden erwarten. In dieser Herausforderung liegt jedoch auch eine Chance, denn durch die Erfüllung oder gar Übererfüllung von Kundenerwartungen in Krisenzeiten stärken Sie das Vertrauen der Kunden in Ihre Kompetenz. Fehlerhafte Systeme und Prozesse hingegen schaden dem guten Ruf Ihres Unternehmens.

Erforderliche Aktionen:

Analysieren Sie die Nutzung und Auslastung aktuell vorhandener Anwendungen.
Messen Sie die Leistung Ihrer Anwendungen zur Ermittlung und Behebung der Ursachen für Leistungsabfälle oder Verzögerungen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter standortfernen Zugriff auf Anwendungen zur Bearbeitung von Kundendienst- und Support-Anfragen haben.

Priorität Nr. 5: Sicherung Ihrer Rechenzentren

Die Aufrechterhaltung des Rechenzentrumsbetriebs ist eine entscheidende Voraussetzung für die Geschäftsfähigkeit Ihres Unternehmens. In der aktuellen Krise wird dies zusätzlich erschwert durch die unbedingte Notwendigkeit, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen. Infolge der vielerorts geltenden Ausgangssperren oder -beschränkungen sind physische Standorte zur Wartung der Rechenzentrumsressourcen für Mitarbeiter schwer bzw. gar nicht zu erreichen. Hinzu kommt, dass viele der betreffenden Teams und Mitarbeiter bereits mit der Unterstützung des Fernzugriffs auf Ressourcen und Anwendungen sowie mit dem zusätzlichen Datenverkehr vollkommen ausgelastet sind und schlicht keine Zeit haben, sich nebenbei auch noch um die Wartung von Rechenzentren zu kümmern.

Erforderliche Aktionen:

Eine Remote-Verbindung zu Ihrem Rechenzentrum bietet sich unter Umständen als Option zur externen Verwaltung Ihrer Systeme an.
Erstellen Sie eine Richtlinie für die sichere Durchführung unerlässlicher Wartungsaufgaben, um Ausfallzeiten zu vermeiden.
Überprüfen Sie Ihre Disaster-Recovery-Pläne, um zu gewährleisten, dass Sie bei Störungen oder Ausfällen des Rechenzentrums weiterhin betriebsfähig sind.

Vor allem: keine Panik. Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Krise liegt darin, ruhig zu bleiben, Prioritäten zu setzen und danach zu handeln. Setzen Sie zur Lösung von Problemen nicht auf Technologie, sondern auf Strategie. Wenn Sie proaktiv vorgehen und eine langfristige Strategie entwickeln, haben Sie die Chance, aus dieser Krise mit einer stärkeren Infrastruktur, besserer Performance und mehr Flexibilität herauszukommen.

Aktuell läuft in der Wirtschaft nichts so weiter wie gewohnt. Indem Sie den Schwerpunkt auf die geschilderten Prioritäten setzen, sorgen Sie jedoch dafür, dass Ihr Unternehmen trotz der allgemeinen Verunsicherung geschäftsfähig bleibt und gut für eine bessere Zukunft aufgestellt ist. Rackspace unterstützt Sie jederzeit gerne mit der Fachkompetenz, Technologie und Reichweite, die Sie dafür benötigen.