Die Zukunft der Zusammenarbeit bedeutet das Ende der E-Mail

In den letzten Jahrzehnten hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen zusammenarbeiten, stark verändert. Angefangen bei der prä-digitalen Arbeitswelt, in der die Arbeit von dem bestimmt wurde, was auf den Schreibtischen der Mitarbeiter landete, über das Aufkommen der E-Mail (und der berüchtigten „Allen antworten“-Option) bis hin zu neueren Tools, wie Slack, SharePoint und Google Docs.

Auch wenn das Ziel jeder Weiterentwicklung immer ein besseres Teamwork durch Zusammenarbeit war, definierten wir die Herausforderung stets über das E-Mail-Paradigma – in einer Belegschaft, die sich überwiegend im selben Büro befand. Man kann wohl getrost sagen, dass die COVID-19-Pandemie der wichtigste Faktor für die Ausweitung der Investitionen in Technologien für die Zusammenarbeit war, da sie im Endeffekt das Ende persönlicher Meetings und die Allgegenwärtigkeit der Remote-Arbeit einläutete. Was früher die Lösung für ein Problem war, ist heute unsere Art, zu arbeiten.

Der klassische Arbeitsplatz sieht heute ganz anders aus als noch vor ein paar Jahren. Das kann genauso gut der Esszimmertisch oder der Starbucks um die Ecke sein wie ein Schreibtisch im Großraumbüro oder ein herkömmliches Büro. In dieser neuen Normalität haben sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter zwangsläufig aufgabenorientierten Anwendungen wie Slack zugewandt, um Projekt-Workflows zu erleichtern, was für viele eine Offenbarung war.

Trotz dieser neuen Lösungen muss allerdings gesagt werden, dass sich die Unternehmenskultur und der einzelne Mitarbeiter immer noch schwer tun, die alten Vorurteile beim Thema Zusammenarbeit zu überwinden. Viele Mitarbeiter, die sich an das Vertraute gewöhnt haben, verlassen sich weiterhin zu sehr auf E-Mails, während Unternehmen, die mit Veränderungen umgehen müssen, mit einer schwindelerregenden Anzahl konkurrierender und inkompatibler Plattformen konfrontiert sind. Für jede Abteilung, die den Sprung in die neue Welt gewagt und sich von E-Mails gelöst hat, gibt es Dutzende von Abteilungen (oder Geschäftsabläufen), die ihre Arbeit immer noch hauptsächlich per E-Mail erledigen. Die gefürchtetsten sieben Worte in jedem Unternehmen, die Innovation und Veränderung blockieren: „Das haben wir schon immer so gemacht“.

Von der Inbox zum Arbeitsplatz

Die Idee des „zusammenarbeitenden Teams“ war in ihrer frühen Form eine ganz andere Version dessen, was wir heute kennen. Auch wenn wir alle mit dem Konzept eines modernen Büros vertraut sind, so diente es ursprünglich vor allem dazu, Unterlagen aufzubewahren und Informationen zu verwalten. Stichwort Aktenschrank.

Es ist noch gar nicht so lange her, da war die persönliche Kommunikation die einzige Option, und die Arbeit aus der Ferne war ein ferner Wunschtraum. Ohne Computer, die die Zusammenarbeit fördern, war die primäre Form des Austauschs der Schreibtisch-Organizer mit den Postfächern „Eingehend“ und „Ausgehend“, roten Stiften, mit denen Änderungen markiert wurden, und Schreibkräften, die spätere Entwürfe erstellten. Heute wirkt das alles sehr altmodisch, wie der Trubel im Büro in unzähligen Cary Grant-Komödien, dabei ist das noch gar nicht so lange her.

Die Einführung des Desktop-Computers stellte einen entscheidenden Wendepunkt im Bereich der Zusammenarbeit dar. Doch erst die rasante Entwicklung in Bezug auf Rechenleistung und Erschwinglichkeit sowie das Aufkommen des Internets machten den Desktop-Computer und seine Software, die E-Mail, zu dem allgegenwärtigen Tool, das wir heute kennen. Diese Entwicklung hat die Art und Weise, wie wir mit unseren Kollegen kommunizieren und wie wir an Projekten zusammenarbeiten, tiefgreifend verändert und – vor allem zu Zeiten von COVID – die Arbeit von einem festen physischen Standort losgelöst. Doch das wichtigste Mittel für die Zusammenarbeit ist seit den 1990er Jahren die E-Mail. Man könnte argumentieren, dass es sich dabei einfach um eine digitale Form der Geschäftstätigkeit handelt, wie sie in den bereits erwähnten Cary Grant-Filmen gezeigt wurde. Für viele Unternehmen ist die nächste echte Evolution nach der E-Mail noch nicht vollständig abgeschlossen.

Der nächste Schritt bei der Zusammenarbeit

Zwar hat sich die E-Mail als Sprachrohr für Unternehmen bewährt. Aber wenn es darum geht, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln, schneidet sie weit weniger gut ab. In den letzten zehn Jahren haben Unternehmen die E-Mail durch eine neue Generation von Tools für die Zusammenarbeit ergänzt, um die Teamproduktivität zu steigern, einer zunehmend dezentralisierten Belegschaft gerecht zu werden und Unternehmensprozesse zu verbessern. Vor allem aber sind diese Anwendungen der E-Mail weit überlegen, wenn es darum geht, einen Aktionsaufruf zu starten und das Aufgabenmanagement zu modernisieren.

Interne Messaging-Anwendungen wie Slack und Microsoft Teams haben sich in dieser neuen Umgebung durchgesetzt und erlebten während der Pandemie einen zusätzlichen Schub. Und sie bieten zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, in thematisch geordneten Bereichen oder in privaten Gruppen direkt miteinander zu kommunizieren. Mit ihnen können Informationen und Dateien gezielt an diejenigen weitergegeben werden, die sie sehen oder mit ihnen interagieren müssen. Diese Tools haben ein neues Ökosystem geschaffen, mit dem die Mitarbeiter intelligenter und fokussierter arbeiten können.

SharePoint und Google Docs haben derweil das Konzept der Zusammenarbeit revolutioniert. Sie ermöglichen es Teammitgliedern, an demselben offenen Dokument in einem zentralen Repository zu arbeiten und dabei auf einfache Weise Änderungen zu verfolgen, Kommentare hinzuzufügen, Links einzubinden und Teammitglieder zu taggen, um Aufgaben gleichzeitig, in Echtzeit und von überall auf der Welt aus zu erledigen. In Kombination mit einem Teams-Channel, einer SharePoint-Website und einem Aufgaben-Tracker kommt die Teameffizienz erst so richtig in Schwung.

Heute genießen wir die Vorteile einer besseren Kommunikation und einem besseren Projektmanagement, während wir gleichzeitig besser mit unseren Netzwerken von Partnern, Lieferanten und Kunden zusammenarbeiten. Unternehmen können heute auf eine unglaubliche Vielfalt von CRM-Systemen zugreifen, mit denen sie die Kommunikation mit ihren Kunden über mehrere Plattformen hinweg effektiver gestalten können.

Ins Metaversum

Was ist der nächste Schritt beim Thema Zusammenarbeit? Möglicherweise die Weiterentwicklung von Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) Technologien. Wenngleich es noch relativ jung ist, verspricht das Metaversum eine sehr viel kreativere und immersivere Art der Online-Zusammenarbeit für Mitarbeiter im und außerhalb des Büros. Einige Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, eine einheitliche Methode für die Live-Interaktion zu schaffen, die standortunabhängig ist. Im Gaming-Markt ist dies bereits seit einigen Jahren Realität, während es in der Geschäftswelt noch nicht so richtig angekommen ist.

Doch bevor es dazu kommt, werden Unternehmen, die sich bei der Kommunikation und Zusammenarbeit immer noch hauptsächlich auf E-Mail verlassen, einen massiven Wettbewerbsnachteil erleiden. Einige innovative Unternehmen haben sich bereits entschieden, den Einsatz von E-Mails ganz zu verbieten. Es ist jedoch nicht zu erwarten, dass solche radikalen Maßnahmen in absehbarer Zeit zur Regel werden. Da sich Unternehmen jedoch zunehmend darauf konzentrieren, hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen, Markteinführungen zu beschleunigen und die Effizienz zu steigern, sollten wir damit rechnen, dass weiterhin und verstärkt in Technologien für die Zusammenarbeit investiert wird – auf Kosten von rudimentären Tools wie E-Mail.

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