Cómo limpiar los datos de su CRM y mantenerlos así

Muchas personas piensan que una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es solo para el equipo de ventas, pero, en realidad, su CRM contiene información sobre todo el ciclo de vida del cliente que es útil para todos los departamentos. Cuando su CRM está integrado con otras plataformas, como su software de automatización de marketing, eso crea formas aún más valiosas de usar datos entre los equipos.

Cuando los datos almacenados en su CRM están desorganizados, contienen duplicados o están incompletos, todos pierden. Los equipos que intentan usar estos datos, como Ventas, Marketing o el Servicio de atención al cliente, se frustrarán y pueden perder oportunidades de cerrar negocios, retener clientes y brindar un servicio excelente.

En última instancia, sus resultados pueden verse afectados por un CRM desorganizado, por ejemplo, en cuanto a clientes perdidos, la reputación de la empresa y las oportunidades de ingresos. Entonces, ¿cómo puede mantener perfectamente limpios los datos de su CRM? Empiece por organizar y limpiar su CRM y, una vez que sus datos estén limpios, implemente procesos para mantenerlos así.

Como socio consultor de Platinum Salesforce, RelationEdge ha ayudado a miles de empresas a implementar, usar y dar mantenimiento a sus sistemas de CRM, y somos expertos en gestión de datos de CRM. Siga leyendo para conocer algunas de nuestras mejores estrategias cuando se trata de limpiar y mantener sus datos de CRM a largo plazo.

Elimine o combine registros duplicados

El primer paso para limpiar su base de datos de CRM es eliminar los duplicados. Los registros se duplican por muchas razones: varios miembros del equipo introducen los mismos datos en distintas fechas, la importación de datos no tiene en cuenta los registros existentes o un cliente envía datos más de una vez. Independientemente de cómo lleguen al sistema, los duplicados deben eliminarse o fusionarse con los existentes.

Si tiene miles de registros, la idea de identificar y eliminar los duplicados manualmente es desalentadora y poco realista.

Aquí hay algunas tácticas que deben tenerse en cuenta:

• Ejecute una aplicación de verificación de duplicados. Algunos programas, entre ellos Salesforce, tienen aplicaciones gratuitas que buscan duplicados. 
• Use una aplicación de fusión de casos, como Case Merge Premium, que es un programa que va un paso más allá: no solo busca duplicados, sino que los fusiona automáticamente en masa. 
• En adelante, bloquee los duplicados desde el principio. Una vez que haya limpiado los duplicados existentes, averigüe si su CRM tiene una función nativa para bloquear casos duplicados en el punto de entrada. Si es así, puede detener futuros duplicados de inmediato alertando a los usuarios cuando intenten introducir uno.

Limite la cantidad de usuarios administrativos

Como parte del esfuerzo por reducir y evitar los registros duplicados, limite la cantidad de miembros del equipo que tienen privilegios administrativos totales dentro del sistema. El CIO recomienda mantener los administradores con acceso total al sistema en seis. Por supuesto, esta cifra es solo una guía, y el número correcto dependerá del tamaño de su empresa y de la naturaleza de su negocio. Tener bajo control la cantidad de administradores ayudará en el mantenimiento de sus procesos y puede evitar que un miembro inexperto del equipo desactive por error un importante verificador de duplicados. 

Cree prácticas estándar en torno a la entrada de datos

Otra forma en que los datos se vuelven problemáticos es cuando falta información esencial o esta se registra de manera irregular. Al crear procesos estándar para la entrada de registros de CRM, puede mantener su software mucho más optimizado en el futuro. Cuanto más detallados sean los registros, más rápido su comprobador de duplicados detectará un caso de duplicación.

Analice sus datos. ¿Existen reglas y prácticas claras y coherentes para ingresar los siguientes puntos de información?

• Nombre: ¿Incluye solo nombres formales o se aceptan apodos? ¿Los nombres están en mayúscula?
• Dirección: ¿Cómo se abrevian las direcciones físicas? Si un usuario obtiene una nueva dirección, ¿elimina la anterior o la mantiene en un campo secundario?
• Hogares: ¿Los usuarios deben vincular las entradas de las personas que viven en la misma dirección?
• Cargos laborales: ¿Los cargos están escritos o abreviados? Una simple diferencia entre "Doctor" y "Dr." podría crear un registro duplicado no detectado.
• Notas: ¿Cómo deberían trabajar los usuarios con el campo de notas? Por ejemplo, si su empresa solo usará este campo para cierta información que no se ajusta a ningún otro campo, como el nombre preferido de un cliente, asegúrese de que todos en el equipo lo sepan.

Una vez que haya definido cuáles serán sus reglas y prácticas estándar, asegúrese de documentar sus pautas y compartir esa información con todos los usuarios que tendrán acceso al sistema CRM.

Configure un programa de mantenimiento

Una vez que se abordó el tema de los duplicados, se seleccionaron cuidadosamente los administradores y se estableció un protocolo de entrada, todo va viento en popa. Pero como sucede con la mayoría de las cosas, la limpieza de CRM no es un trabajo para hacer una sola vez y no volver a ocuparse.  El mantenimiento incluye todo, desde una revisión mensual de los duplicados marcados hasta verificaciones trimestrales de las actualizaciones disponibles del software de CRM.

Establezca un cronograma regular para limpiar los registros incorrectos o verificar si faltan datos y tenga en cuenta configurar recordatorios automáticos o asignaciones de tareas para que nada se le pierda.  También vale la pena mencionar que debe configurar un proceso de inventario de los registros antiguos y no comprometidos en su sistema de CRM.

Use la funcionalidad de informes de CRM para obtener un informe de sus registros más antiguos y muéstrelo en los dashboards o en las pantallas de inicio de los miembros responsables del equipo para que recuerden administrar esos registros según la política de su empresa. Mantener limpios los datos de CRM es responsabilidad de todos, y los beneficios de mantener datos de CRM sólidos son entender mejor a sus clientes y tener la capacidad de comunicarse de manera efectiva con ellos. 

Si necesita ayuda para comenzar con una estrategia de mantenimiento de datos de CRM, RelationEdge es un socio de consultoría de Salesforce Platinum de servicio completo con amplia experiencia, que ayuda a empresas como la suya a lograr el éxito con las soluciones tecnológicas. Podemos ayudarlo a limpiar sus datos y a crear un proceso de mantenimiento en el futuro.

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