Rena Ware redujo los costos operativos en un 40 % a través de la consolidación en Office 365
Ayudamos a esta empresa ecológica de artículos para el hogar a unificar siete modelos operativos diferentes en uno.
Sector
Consumer Goods
Desafío
Rena Ware operaba en siete regiones diferentes con siete procesos y sistemas distintos, lo que afectaba la comunicación, la colaboración y los costos.
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Rena Ware International, Inc es una empresa de venta directa especializada en la distribución global de utensilios de cocina de alta calidad, menaje, sistemas de filtración de agua y otros productos para el hogar. Rena Ware enfatiza la importancia de cocinar y vivir de manera saludable, y promueve sus productos como un medio para lograr un estilo de vida equilibrado.
La empresa fue fundada en 1941 por Fred Zylstra y tiene su sede en Bellevue, Washington, Estados Unidos.
"Rackspace se integró para formar parte del equipo. Creo que uno de los factores clave del éxito es incorporar al equipo como parte de su equipo interno. Ahora, en las reuniones de mi equipo ejecutivo, siempre refiero al equipo de Rackspace como mi equipo de migración".
Los obstáculos que enfrentaron
Después de años de exitosa expansión y crecimiento global, Rena Ware hoy opera en siete mercados regionales: Costa Rica, Colombia, Perú, El Salvador, Tailandia y América del Norte.
Como casi todas las empresas, la pandemia mundial de COVID-19 puso presión sobre las operaciones de Rena Ware. Las presiones provocadas por las diferencias regionales en la concesión de licencias y los requisitos operativos se vieron magnificadas por la pandemia. También comenzaron a sentirse los efectos de los problemas de comunicación e integración. Por eso, cuando Rena Ware salió de la pandemia mundial, su liderazgo estaba decidido a transformar y optimizar las operaciones en la base misma de su empresa.
“En algún momento después de la pandemia, nos dimos cuenta de que necesitábamos transformar nuestro proceso en todos los ámbitos”, explicó Juan David Gutiérrez Delgado, director global de TI de Rena Ware. "Cuando llegué a la empresa, mi principal objetivo era aumentar la colaboración y la integración en todos los mercados agilizando la comunicación y automatizar los procesos. Fue entonces cuando decidí que Microsoft 365 sería lo adecuado”.
"Creo que este proyecto tuvo éxito porque no lo abordamos como una interacción puntual. Adoptamos el enfoque de convertirnos en la extensión de su equipo. Ese fue nuestro mantra. Siento que eso influyó de forma positiva en la forma en que realizamos el proyecto".
Cómo les hemos ayudado
Durante la fase de solicitud de propuestas, Rena Ware se sintió atraída por Rackspace Technology, debido a la asistencia directa que ofrecía y al valor añadido que aportaban las calificaciones del equipo.
“Tenía un presupuesto muy controlado”, recordó Gutiérrez, “fui muy claro desde el principio y muy honesto, y me gustó que Rackspace entendiera eso y me diera acceso a los mejores recursos posibles, alineados con mi estrategia y las prioridades con el presupuesto que tenía”.
Bajo presión para completar el proyecto rápidamente, Gutiérrez se apoyó en gran medida en el equipo de Rackspace para asegurarse de que el proyecto se realizara de forma correcta. Antes de trabajar con Rackspace, Gutiérrez se estaba preparando para tomar un enfoque de cambio radical con la adopción de Microsoft 365, en el que todas las regiones se adaptarían simultáneamente al nuevo sistema. La desventaja de este enfoque es el potencial de tener 24 a 48 horas de interrupción. Después de realizar su evaluación inicial exhaustiva, Rackspace determinó que el riesgo de tiempo de inactividad podría minimizarse con un enfoque diferente.
"Dado que Rena Ware contaba con personal de TI muy limitado en siete regiones diferentes, cada una dentro de zonas horarias distintas, y que todas intentaban realizar la migración a la vez, propusimos un enfoque regional por fases", recuerda Nora Hernández, gerenta de migración de Rackspace Technology.
Rackspace recomendó dividir el proyecto por regiones para que el proceso de migración fuera más ágil y menos perturbador, al tiempo que fuera transparente en cuanto a que esto aumentaría el costo del proyecto. “Creo que eso realmente ayudó a establecer una buena relación”, dijo Hernández. “Fuimos sinceros con Rena Ware desde el principio y les informamos todas las ventajas y desventajas para que pudieran tomar la decisión que debían tomar”.
Lo que logramos juntos
Rackspace Technology pudo migrar sin problemas cada región, generalmente, durante la hora de almuerzo, y sin que los empleados se dieran cuenta. La migración fue tan fluida que Gutiérrez aún pudo tomarse el tiempo libre previsto y mantener el equilibrio entre su vida laboral y personal mientras Rackspace se encargaba de la migración a Office 365.
Los resultados de la migración a Office 365 han sido extraordinarios. Además de una reducción del 40 % en los costos mensuales, Gutiérrez ha sido testigo de una expansión radical en la capacidad de almacenamiento de su infraestructura de SharePoint. Y el uso de Microsoft Teams para la administración de proyectos ha aumentado la calidad y facilidad de comunicación en todas las regiones.
"Este resultado se alinea perfectamente con nuestro objetivo inicial de establecer una plataforma de correo electrónico y colaboración confiable y fácil de usar", dijo Gutiérrez. "Nuestra capacidad de colaboración ha experimentado una transformación notable al crecer de manera exponencial en comparación con nuestra situación de hace solo un año. Nuestro potencial de colaboración ahora es enorme frente al que teníamos hace un año. De hecho, aún no he cerrado el proyecto, ya que todavía quiero trabajar con Rackspace Technology en otras iniciativas".
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