El futuro de la colaboración es el fin del correo electrónico.

En las últimas décadas, se ha observado una sorprendente evolución en la forma en que las organizaciones colaboran. Desde el ambiente predigital, donde el trabajo se basaba en lo que llegaba a los escritorios de los empleados, pasando por la llegada del correo electrónico (y su temida capacidad para “responder a todos”) hasta, hace poco, un nuevo conjunto de herramientas, que incluye Slack, SharePoint y Google Documents.

Si bien el objetivo de toda evolución siempre ha sido un mayor trabajo en equipo a través de la colaboración, de forma constante establecíamos el desafío mediante el paradigma del correo electrónico en un personal que se encontraba de manera predominante en la misma oficina. Es justo decir que la pandemia de COVID-19 ha sido el mayor catalizador para acelerar las inversiones en tecnología de colaboración, ya que provocó la casi desaparición de las reuniones en persona y la omnipresencia del trabajo remoto. Lo que una vez fue una solución en busca de un problema ahora se trata de la forma en que trabajamos.

Hoy en día, el lugar de trabajo tradicional se ve muy diferente al de hace unos años. Es tan probable que sea la mesa del comedor de alguna persona o un Starbucks local como un compartimento o una oficina tradicional. Por necesidad, las organizaciones y sus empleados que trabajan en esta nueva normalidad han recurrido a aplicaciones basadas en tareas, como Slack, para facilitar los flujos de trabajo de los proyectos, y para muchos ha sido una revelación.

Sin embargo, es justo decir que a pesar de estas nuevas soluciones, la cultura corporativa y las experiencias individuales siguen tratando de superar los históricos prejuicios relacionados con la colaboración. Muchos trabajadores, acostumbrados a lo habitual, dependen en exceso del correo electrónico, mientras que las organizaciones que luchan con cambiar se enfrentan a una desalentadora variedad de plataformas incompatibles y competitivas. Por cada departamento de una organización que ha dado el paso hacia el nuevo mundo al dejar de depender del correo electrónico, hay docenas de departamentos (o procesos de negocio reales) que siguen dependiendo del correo electrónico como la forma principal de trabajar. Las ocho palabras más temidas que obstaculizan la innovación y el cambio en todo léxico corporativo son: “Es la forma en que siempre lo hicimos”.

Del buzón a la estación de trabajo

La idea de “equipo colaborativo” en su configuración inicial era una versión muy diferente de lo que conocemos hoy. Si bien todos estamos familiarizados con el concepto de una oficina moderna, en esencia, sus orígenes fueron mantener registros e información. Piense en los gabinetes de archivos.

De hecho, no fue hace mucho tiempo cuando la comunicación en persona era la única opción y el trabajo remoto era una quimera lejana. Sin computadoras para impulsar la colaboración, la forma principal de todo intercambio era el organizador de escritorio, con buzones etiquetados con las frases “bandeja de entrada” y “bandeja de salida”, bolígrafos rojos para marcar ediciones y mecanógrafos para generar borradores posteriores. Todo parece muy pintoresco ahora, el bullicio de la oficina como se ve en innumerables comedias de Cary Grant, pero en realidad no fue hace tanto tiempo.

El surgimiento de la computadora de escritorio representó un punto de inflexión masivo en la colaboración, pero pronto logró disponibilidad y potencia de cálculo, así como el auge de Internet, para hacer que la computadora de escritorio y su software, el correo electrónico, fueran la herramienta omnipresente en la que finalmente se convirtieron. Esta evolución ha moldeado significativamente la forma en que nos comunicamos con los compañeros de trabajo y trabajamos juntos en proyectos, y, en especial, durante la era del COVID, ha desvinculado al trabajo de un lugar físico fijo. Sin embargo, el medio principal de colaboración desde los años noventa ha sido el correo electrónico, sobre el que podemos afirmar que es solo una implementación digital para hacer negocios, tal como se hacía en las películas de Cary Grant que mencioné anteriormente. Para muchas empresas, la próxima evolución real más allá del correo electrónico todavía no se ha producido por completo.

El próximo paso de la colaboración

Si bien el correo electrónico ha hecho un excelente trabajo al ser el megáfono para las organizaciones, tuvo un menor desempeño en la comunicación de la información correcta a las personas adecuadas en el momento justo. En los últimos diez años, las organizaciones han complementado el correo electrónico con una nueva generación de herramientas de colaboración diseñadas para impulsar la productividad del equipo, prestar servicio a un personal cada vez más distribuido y mejorar los procesos de la organización. Y lo que es más importante, estas aplicaciones son mucho mejores que el correo electrónico a la hora de apoyar una llamada a la acción y modernizar la gestión de tareas.

Las aplicaciones de mensajería interna como Slack y Microsoft Teams han prosperado en este nuevo entorno y han experimentado un impulso aún mayor durante la pandemia. Y los beneficios son numerosos. Permiten que los empleados se comuniquen directamente entre sí en espacios organizados por tema o en grupos privados. Ofrecen microsegmentación para compartir información y archivos con quienes necesiten verlos o interactuar con ellos. Estas herramientas han creado un nuevo ecosistema que permite a los empleados trabajar de manera más inteligente y con más atención.

Mientras tanto, SharePoint y Google Docs han revolucionado la idea de la colaboración. Brindan a los miembros del equipo la capacidad para trabajar en el mismo documento abierto en un repositorio central, con la capacidad para realizar un seguimiento de los cambios fácilmente, agregar comentarios, incluir enlaces y etiquetar a los miembros del equipo para que realicen tareas al mismo tiempo, en tiempo real, desde cualquier lugar del mundo. Ahora, vincule esta colaboración con un canal de Teams, un sitio de SharePoint y un rastreador de tareas, y los equipos realmente comenzarán a ser eficientes.

En la actualidad, estamos viendo los beneficios de tener una mejor comunicación y gestión de proyectos, a la vez que somos más hábiles para colaborar con nuestras redes de socios, proveedores y clientes. Las empresas ahora tienen acceso a una increíble variedad de aplicaciones de gestión de la relación con los clientes (CRM) que las ayudan a administrar de manera más eficaz las interacciones con sus clientes a través de varias plataformas.

Hacia el metaverso

¿Cuál es el siguiente paso para la colaboración? Puede radicar en el desarrollo adicional de las tecnologías de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA). El metaverso, que todavía está en su etapa inicial, promete ofrecer una forma mucho más creativa e inmersiva para que los trabajadores colaboren y trabajen juntos en línea, ya sea que estén en la oficina o no. Varias empresas se esfuerzan por encontrar formas de crear un método unificado para la interacción en vivo, sin importar la ubicación. Aunque esto ha sido una realidad durante varios años en el mercado de los videojuegos, aún no se ha adoptado en la teoría del mundo de los negocios.

Pero, antes de que eso suceda, las empresas que aún dependen del correo electrónico como su principal forma de comunicación y colaboración se encontrarán en una enorme desventaja competitiva. Algunas organizaciones de avanzada ya han decidido prohibir por completo el uso del correo electrónico. Es poco probable que estas jugadas radicales se conviertan en la práctica estándar en un futuro próximo. Sin embargo, a medida que las empresas se centran cada vez más en apoyar los modelos de trabajo híbridos, acelerar la velocidad de salida al mercado e impulsar la eficiencia, deberíamos esperar ver una inversión continua y mayor en la tecnología de colaboración a costa de herramientas de fuerza bruta como el correo electrónico.

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