Cómo mantener el cambio después de implementar nueva tecnología

Una encuesta reciente de Randstad encontró que 52% de las empresas de EE. UU. están en las etapas de desarrollo de la transformación digitar, pero no todas tendrán éxito. De hecho, casi 70% de las transformaciones organizacionales terminan fracasando.

Para las empresas que han pasado por un cambio tecnológico exitoso, una implementación terminada no es la meta. Y, aunque la implementación del cambio presenta una serie de desafíos, mantener el cambio puede ser aún más difícil. El uso continuo de una tecnología nueva no es algo que simplemente ocurre. Los líderes tienen que ser estratégicos para asegurar que los efectos del cambio tecnológico no se esfume.

A continuación, presentamos los obstáculos más comunes para el cambio en tecnología, así como consejos sobre cómo su empresa puede motivar al personal para mantener un cambio positivo más allá de la etapa de implementación.

¿Por qué es tan difícil el cambio?

El cambio a largo plazo es difícil porque implica ajustar comportamientos, que es uno de los desafíos más grandes de la humanidad. Si es difícil cambiar nuestro comportamiento individual, es lógico pensar que tratar de cambiar el comportamiento de toda una organización será aún más difícil.

Es importante recordar que los comportamientos suelen ser el resultado de las percepciones. Si sus empleados no sienten una inversión positiva en sus nuevas tecnologías, es probable que se tarden en adoptarla. Es posible que no estén entusiasmados con el cambio tecnológico por las siguientes razones:

• El cambio parece ser muy grande, difícil o repentino.
• El fracaso suele ser parte del proceso, lo que puede ser desalentador.
• El cambio puede incomodar a los empleados con respecto a su función actual o a futuro en la empresa.

Pasar por alto la comunicación interna y la capacitación cuando implementa una nueva tecnología en su organización solo empeora el problema. De acuerdo con Randstad, 58% de los trabajadores dicen que su empleador usa las herramientas digitales más recientes, pero no proporciona suficiente capacitación para usarlas. La capacitación es clave para acelerar el cambio y ayudar a sus empleados a adaptarse. Implementar software nuevo y darles una sesión de capacitación al respecto no será suficiente.

La cultura de la empresa puede persistir por décadas. Cuando las organizaciones intentar hacer un cambio demasiado rápido sin el despliegue correcto, especialmente un gran cambio tecnológico y del proceso, puede afectar el éxito del proyecto y que los empleados sientan que los objetivos de adoptar un sistema nuevo son inalcanzables.

Estos obstáculos rara vez ocurren de manera aislada, ya que todos están relacionados y la incapacidad de mantener el cambio suele deberse a que se presentan múltiples obstáculos al mismo tiempo. Por ejemplo, un plan para implementar el cambio que suponga que los empleados solo necesitarán un mes para adaptarse a la nueva tecnología es poco razonable, y también es poco probable que incluya una capacitación minuciosa de los empleados. La combinación de falta de tiempo para adaptarse y la falta de capacitación puede derivar en que los usuarios se resistan a usar la tecnología, lo que resultará en una implementación desigual y baja adopción. El resultado final, aunque la implementación se haya llevado a cabo perfectamente, no cumplirá con los objetivos del cambio de tecnología, y no se verán los beneficios de la nueva tecnología desde la base baja de usuarios.

¿Qué pueden hacer los líderes para fomentar un cambio duradero?

Proporcionar un liderazgo transparente y una comunicación razonada puede reducir la resistencia de los empleados y ayudar para que la nueva tecnología sea aceptada. Hay algunas maneras eficaces de lograrlo:

1. Comunique el impacto del cambio en los empleados

Siempre que introduzca una nueva tecnología, la comunicación es clave: antes, durante y después de la implementación. Antes de implementar el sistema, los empleados tienen que comprender la razón detrás del cambio, especialmente cómo facilitará o agilizará su trabajo. Comunicar de manera clara las razones para el cambio y los beneficios que se obtendrán puede ayudarlo a lograr que los miembros de su equipo lo acepten y estén más abiertos a aprender el nuevo sistema.

Durante el cambio, los empleados necesitarán comprender cómo el proceso de implementación los afectará personalmente. ¿Qué fallas o frustraciones pueden esperarse al inicio? ¿Cómo afectará su trabajo diario? ¿En qué puntos durante la implementación estarán involucrados? Detallar estas expectativas es quizás la comunicación más importante que puede proporcionar, ya que reducirá significativamente la incertidumbre asociada con el cambio.

Después del cambio, debe implementar una comunicación regular acerca de cómo la nueva tecnología está beneficiando a sus equipos. Los testimonios, estudios de casos y resultados de encuestas funcionan bien aquí, así como la capacitación continua y tener la puerta abierta para comentarios, preguntas o inquietudes.

2. Abrir canales para los comentarios

La implementación de tecnología debe ser un proceso continuo y debe involucrar más que solo a su equipo de TI. A nadie le gustan los cambios en su trabajo diario sin ser consultados primero, y un cambio tecnológico seguramente tendrá un efecto de amplio alcance en diferentes partes interesadas en su organización, desde el servicio al cliente hasta la mercadotecnia y las ventas.

Al implementar y gestionar el cambio, asegúrese de consultar a varios equipos y miembros de los equipos a diferentes niveles de la empresa para que ayuden con el proceso. Por ejemplo, los gerentes sénior pueden fungir como voceros de la iniciativa y gestionar cualquier resistencia al cambio. Recursos Humanos también debe estar consciente de contratar, promover y desarrollar empleados que estén entusiasmados con el cambio y puedan convertirse en defensores del cambio a lo largo de la organización. Los usuarios finales pueden ser algunos de sus más grandes defensores, especialmente si los involucra en todas las etapas del proceso. Esto puede hacerlos sentir más control sobre el cambio y que les pertenece, en vez de que se les imponga.

3. Proporcione una capacitación adecuada, y haga que sea divertida

La adopción de la tecnología no tiene que ser laboriosa y aburrida. Sus empleados estarán más entusiasmados acerca de la nueva tecnología en su empresa si el aprendizaje es divertido e interesante. Un método para proporcionar una capacitación continua que sus empleados disfruten y en la que participen activamente es a través de la gamificación.

Si sus empleados están en redes sociales, ya tienen experiencia usando nueva tecnología de manera constante a lo largo del tiempo. Las plataformas tecnológicas como Facebook, YouTube y Twitter recompensan los esfuerzos de los usuarios con métricas tales como la cantidad de amigos, Me gusta, seguidores y visualizaciones de publicaciones para mantener a los usuarios comprometidos con el software.

En 2015, Salesforce lanzó de manera popular una plataforma de capacitación llamada Trailhead para capacitar a los usuarios en su tecnología. Los usuarios de Trailhead obtienen insignias y puntos en función de qué y cuántas capacitaciones terminan. La gamificación de la plataforma ha sido notablemente exitosa: los usuarios han obtenido 10 millones de insignias en los cuatro años que lleva desde que se implementó.

Su organización también puede aprovechar la psicología de los juegos para garantizar el éxito a largo plazo de su nueva tecnología. La gamificación motiva a los empleados para que realicen tareas una y otra vez, aumentando la familiaridad con la nueva tecnología a la vez que asegura que el proceso de aprendizaje siga siendo divertido. Esto integra nuevos comportamientos en la empresa de una manera duradera a diferencia de unas cuantas capacitaciones de vez en cuando.

Al completar la capacitación continua sobre la nueva tecnología, sus empleados pueden recibir recompensas con puntos, premios y reconocimientos en línea. No se sorprenda si sus equipos se interesan más en su nueva tecnología: el cambio a través de la ludificación ha demostrado ser eficaz en otras organizaciones.

Si su empresa tiene dificultades para mantener el ímpetu después de implementar la nueva tecnología, es vital comprender por qué sus empleados se resisten al cambio. La transparencia, la inclusión y los juegos superan algunos de los obstáculos principales del cambio; de esta manera su organización, puede aprovechar al máximo su nueva iniciativa a largo plazo.

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