Rena Ware reduziu os custos operacionais em 40% graças à consolidação no Office 365
Conosco, essa empresa de bens domésticos ecológicos unificou sete modelos operacionais diferentes.
Indústria
Consumer Goods
Desafio
A Rena Ware estava operando em sete regiões diferentes, usando sete processos e sistemas diferentes, e isso afetava a comunicação, a colaboração e os custos.
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A Rena Ware International, Inc é uma empresa de venda direta especializada na distribuição global de utensílios de cozinha, sistemas de filtragem de água e outros produtos domésticos de qualidade. A Rena Ware enfatiza a importância de cozinhar e de viver de forma saudável e anuncia os produtos como um meio para se ter um estilo de vida equilibrado.
Fundada em 1941 por Fred Zylstra, a empresa tem sede em Bellevue, no estado de Washington (EUA).
"A Rackspace se integrou para ser parte da equipe. Acredito que um dos principais fatores de sucesso é juntar a equipe externa à equipe interna. Agora, nas reuniões da minha equipe executiva, sempre me refiro à equipe da Rackspace como minha equipe de migração."
Os obstáculos que enfrentaram
Após anos de expansão e crescimento em todo o mundo, a Rena Ware hoje opera em sete mercados regionais: Costa Rica, Colômbia, Peru, El Salvador, Tailândia e América do Norte.
Como em praticamente todas as empresas, a Covid-19 atrapalhou as operações da Rena Ware. As pressões causadas pelas diferenças regionais nos requisitos operacionais e de licenciamento foram ampliadas pela pandemia. O impacto dos problemas na comunicação e na integração também começou a ser sentido. Assim, a liderança da Rena Ware saiu da pandemia determinada a transformar e a otimizar as operações na base dos negócios.
"Em algum momento após a pandemia, notamos a necessidade de transformar nosso processo em todo o conselho", explica Juan David Gutierrez Delgado, diretor de TI global da Rena Ware. "Quando cheguei à empresa, meu principal objetivo era aumentar a colaboração e a integração em todos os mercados. Para isso, decidi otimizar a comunicação e automatizar os processos, e o Microsoft 365 era a melhor opção.”
"Acho que esse projeto deu certo, pois não fizemos tudo em uma só interação. Adotamos a abordagem "vamos ser a extensão da sua equipe". Esse era o nosso mantra, e acho que foi benéfico à realização do projeto."
Como ajudamos
Na fase de RFP, a Rena Ware foi atraída pela Rackspace Technology devido ao suporte direto oferecido e ao valor agregado pelas qualificações da equipe.
"Eu tinha um orçamento muito controlado", lembra Gutierrez "Deixei tudo muito claro desde o início e gostei que a Rackspace entendeu e me deu acesso aos melhores recursos possíveis, alinhados à minha estratégia e às prioridades do orçamento."
Sob pressão para concluir rapidamente o projeto, Gutierrez contou fortemente com a equipe da Rackspace para que o projeto fosse feito do jeito certo. Antes de se envolver com a Rackspace, Gutierrez estava preparando uma abordagem "big-bang" com a adoção do Microsoft 365, na qual todas as regiões transitariam simultaneamente para o novo sistema. A desvantagem dessa abordagem é o potencial de 24 a 48 horas de interrupção. Realizada toda a avaliação inicial, a Rackspace determinou que o risco de inatividade poderia ser minimizado com outra abordagem.
"Como a Rena Ware tinha uma equipe de TI muito limitada em sete regiões diferentes, cada uma em um fuso horário diferente, e todas tentando migrar de uma só vez, propusemos uma abordagem em fases regionais", descreve Nora Hernandez, gerente de migração da Rackspace Technology.
A Rackspace recomendou dividir o projeto por região para que a transição fosse mais tranquila, mas deixando claro que essa decisão aumentaria o custo do projeto. “Acho que isso estabeleceu o bom relacionamento”, revela Hernandez. “Fomos sinceros com a Rena Ware desde o início e contamos todos os prós e contras, para que eles tomassem a decisão necessária.”
O que conquistamos juntos
A Rackspace Technology fez a transição de cada região sem problemas, muitas vezes durante o intervalo do almoço, sem que os funcionários percebessem. A migração foi tão tranquila que Gutierrez ainda tirou uma folga planejada, conciliando o trabalho e a vida pessoal, enquanto a Rackspace cuidava da migração para o Office 365.
Os resultados da migração para o Office 365 foram fenomenais. Além da redução de 40% nos custos mensais, Gutierrez viu uma enorme expansão na capacidade de armazenamento da infraestrutura do SharePoint. Além disso, o uso do Microsoft Teams na gestão dos projetos aumentou a qualidade e facilitou a comunicação em todas as regiões.
"Esse resultado vai de encontro com nossa meta inicial de estabelecer uma plataforma de colaboração e de e-mails confiável e fácil de usar", comemora Gutierrez. "Nossa capacidade para colaborar passou por uma notável transformação, crescendo exponencialmente em comparação com nossa situação há apenas um ano. Nosso potencial de colaboração agora é enorme em comparação com um ano atrás. Aliás, ainda nem fechei o projeto, pois ainda quero trabalhar com a Rackspace Technology em outras iniciativas."
Sobre a Rackspace Technology
A Rackspace Technology é especialista em soluções multinuvem. Combinamos nossa experiência com as melhores tecnologias do mundo, em aplicativos, dados e segurança, para fornecer soluções de ponta a ponta. Temos um histórico comprovado de assessoria aos clientes com base nos desafios do negócio, desenvolvendo soluções escalonáveis, construindo e gerenciando essas soluções e otimizando os retornos no futuro.
Como pioneiros globais em serviços de tecnologia multinuvem, fornecemos recursos inovadores da nuvem para ajudar os clientes a gerar novos fluxos de receita, aumentar a eficiência e criar experiências incríveis. Considerada um dos melhores lugares para se trabalhar por anos consecutivos de acordo com a Fortune, a Forbes e o Glassdoor, atraímos e desenvolvemos talentos de alto nível para oferecer a melhor experiência para os nossos clientes. Tudo o que fazemos está envolto em nossa obsessão pelo sucesso dos nossos clientes – nossa Fanatical Experience™ – para que possam trabalhar com mais rapidez e inteligência, à frente do que está por vir.
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