O futuro da colaboração será o fim do e-mail

As últimas décadas testemunharam uma evolução notável na forma como as organizações colaboram. Desde o ambiente pré-digital, em que o trabalho era direcionado pelo que chegava às mesas dos funcionários, passando pelo advento do e-mail (e sua temida capacidade de “responder a todos”), até — mais recentemente — um novo conjunto de ferramentas, que inclui Slack, SharePoint e Google Documentos.

Embora o objetivo da cada evolução sempre tenha sido ampliar o trabalho em equipe por meio da colaboração, definíamos continuamente o desafio tomando o e-mail como paradigma, em uma força de trabalho predominantemente localizada no mesmo escritório. É justo afirmar que a pandemia de Covid-19 foi o catalisador individual mais importante de todos para acelerar os investimentos em tecnologia colaborativa, visto ter promovido o quase extermínio das reuniões presenciais e a onipresença do trabalho remoto. O que antes era uma solução sem uso prático tornou-se agora nossa maneira de trabalhar.

Hoje, o ambiente de trabalho tradicional está drasticamente diferente do que era há poucos anos. Pode tanto ser a mesa de jantar ou o Starbucks preferido da pessoa quanto um cubículo ou escritório tradicional. Por necessidade, as organizações e os funcionários atuantes nesse novo normal recorreram a aplicativos orientados a tarefas como o Slack para facilitar o fluxo de trabalho nos projetos e, para muitos, foi uma revelação.

Ainda assim, é justo dizer que, apesar dessas novas soluções, a cultura corporativa e as experiências individuais ainda estão tentando superar antigos vieses colaborativos. Muitos trabalhadores, acostumados com o habitual, dependem teimosamente do e-mail, enquanto organizações em transformação são confrontadas com uma variedade estonteante de plataformas concorrentes e incompatíveis. Para cada departamento da organização que abole o e-mail para se aventurar num mundo totalmente novo, há dezenas de outros departamentos (ou processos) que ainda dependem do e-mail como principal ferramenta de trabalho. No vocabulário corporativo, as cinco palavras mais temidas para emperrar a inovação e a mudança são: "é assim que sempre fizemos".

Da caixa de entrada à estação de trabalho

A ideia inicial de "equipe colaborativa" tinha uma configuração muito diferente da que conhecemos hoje. Embora estejamos todos familiarizados com o conceito moderno de escritório, suas origens eram, essencialmente, guardar registros e manter informações. Pense em gabinetes de arquivos.

Na verdade, não faz muito tempo que a comunicação cara a cara era a única opção, e o trabalho remoto, um sonho distante. Sem computadores para impulsionar a colaboração, a principal forma de intercâmbio era ter escaninhos de mesa com compartimentos etiquetados como "caixa de entrada" e "caixa de saída", canetas vermelhas para marcar edições e datilógrafas para gerar as minutas subsequentes. Tudo isso parece muito antiquado agora — como a agitação do escritório vista em inúmeras comédias de Cary Grant —, mas a verdade é que nem faz tanto tempo assim.

A chegada do computador desktop foi um ponto de inflexão decisivo na colaboração, mas foi preciso maior poder computacional e acessibilidade, bem como a disseminação da internet, para fazer dele e de seu software, o e-mail, as ferramentas onipresentes que viriam a se tornar. Essa evolução moldou profundamente a forma de nos comunicarmos com os colegas e de trabalharmos juntos nos projetos e, sobretudo durante a era da Covid, desobrigou o trabalho de acontecer sempre no mesmo local físico. Ainda assim, o principal meio de colaboração desde a década de 1990 tem sido o e-mail, que, poderíamos alegar, nada mais é do que a implementação digital do mesmo expediente retratado nos filmes de Cary Grant mencionados acima. Para muitas empresas, a próxima real evolução para transcender o e-mail ainda não aconteceu por completo.

O próximo passo da colaboração

Embora o e-mail tenha atuado muito bem como um megafone para as organizações, deixou a desejar na tarefa de comunicar as informações certas, às pessoas certas, no momento certo. Nos últimos dez anos, as organizações suplementaram o e-mail com uma nova geração de ferramentas colaborativas projetadas para turbinar a produtividade das equipes, atender a uma força de trabalho cada vez mais distribuída e melhorar os processos organizacionais. Sobretudo, esses aplicativos são muito superiores ao e-mail em respaldar pedidos de ação e modernizar a gestão de tarefas.

Aplicativos para troca interna de mensagens como Slack ou Microsoft Teams decolaram nesse novo ambiente e tiveram uma expansão ainda maior durante a pandemia. E os benefícios são inúmeros. Os funcionários conseguem se comunicar diretamente uns com os outros em espaços organizados por tópicos ou em grupos privados. Há disponibilidade de microssegmentação para o compartilhamento de informações e arquivos com aqueles que precisam visualizá-los ou interagir com eles. Tais ferramentas criaram um novo ecossistema, permitindo que os funcionários trabalhem de forma mais inteligente e focada.

Enquanto isso, SharePoint e Google Docs têm revolucionado a ideia de colaboração. Eles dão ao pessoal da equipe a capacidade de trabalhar no mesmo documento, aberto em um repositório central, com recursos para controlar alterações facilmente, adicionar comentários, incluir links e marcar os membros da equipe para que realizem tarefas simultaneamente, em tempo real, de qualquer lugar do mundo. Agora, vincule essa colaboração a um canal do Teams, site do SharePoint ou rastreador de tarefas, e as equipes realmente começam a ficar eficientes.

Já estamos colhendo os benefícios dessa melhora na forma de se comunicar e gerir projetos e, ao mesmo tempo, nos tornando mais proficientes em colaborar com nossos colegas e parceiros, fornecedores e clientes. As empresas agora têm acesso a uma incrível variedade de aplicativos CRM para gerenciar com mais eficiência as interações com os clientes em várias plataformas.

Rumo ao metaverso

Qual será o passo seguinte para a colaboração? Talvez seja o desenvolvimento das tecnologias de realidade virtual (RV) e realidade aumentada (RA). Ainda em estágio relativamente inicial, o metaverso promete oferecer uma maneira muito mais criativa e imersiva para os trabalhadores colaborarem e trabalharem juntos on-line, dentro ou fora do escritório. Várias empresas estão empenhadas em criar um método unificado de interação ao vivo que independa da localização. Embora isso seja uma realidade no mercado de games há vários anos, ainda não foi adotado no conceito do mundo corporativo.

Porém, antes que essas coisas venham a acontecer, as empresas que ainda dependem do e-mail como principal forma de comunicação e colaboração ficarão em grande desvantagem competitiva. Algumas organizações de ponta já decidiram proibir totalmente o uso de e-mail. Mas não é provável que medidas tão radicais se tornem prática comum tão cedo. No entanto, como as empresas estão cada vez mais focadas em sustentar modelos de trabalho híbrido, acelerar a velocidade de entrada no mercado e melhorar a eficiência, a expectativa é que vejamos investimento contínuo e crescente em tecnologia de colaboração, em detrimento de ferramentas menos eficientes como o e-mail.

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