Como manter as mudanças após a implementação de novas tecnologias

Uma pesquisa recente da Randstad descobriu que 52% das empresas dos EUA estão na fase de desenvolvimento da transformação digital, mas que nem todas serão bem-sucedidas. Na verdade, até 70% das transformações organizacionais acabam falhando.

Para as empresas que tiveram sucesso na mudança tecnológica, a conclusão da implementação não é o fim da linha. E, embora a implementação das mudanças apresente uma série de desafios, manter a mudança pode ser ainda mais difícil. O uso prolongado de novas tecnologias não acontece sozinho. Os líderes precisam agir com estratégia para garantir que os efeitos das mudanças tecnológicas não fracassem.

Veja aqui os obstáculos mais comuns à mudança de tecnologia e dicas de como sua empresa pode motivar a equipe para manter as mudanças positivas muito além do estágio de implementação.

Por que a mudança é tão difícil?

É difícil promover mudanças de longo prazo porque isso envolve o ajuste dos comportamentos, fato que constitui um dos maiores desafios da humanidade. Considerando a dificuldade que enfrentamos para mudar o nosso próprio comportamento, é lógico que tentar mudar o comportamento de toda uma organização será ainda mais difícil.

É importante lembrar que os comportamentos geralmente são o resultado das percepções. Se os seus funcionários não se sentirem envolvidos positivamente com as novas tecnologias, é provável que sejam lentos na adoção. Talvez não se animem com a mudança tecnológica, por razões como:

• A mudança parece muito grande, difícil ou repentina
• O fracasso geralmente faz parte do processo, o que pode ser um fator desencorajador
• A mudança pode gerar desconforto para os funcionários no que se refere à função atual ou futura que desempenham na empresa

Negligenciar a comunicação interna e o treinamento ao implementar uma nova tecnologia em sua organização só vai piorar o problema. Segundo a Randstad, 58% dos trabalhadores dizem que o empregador faz uso das ferramentas digitais mais recentes mas não oferece treinamento suficiente sobre como usá-las. O treinamento é fundamental para acelerar a mudança e ajudar os funcionários a se ajustarem. Implementar um novo software e realizar uma sessão de treinamento sobre ele não é suficiente.

A cultura da empresa pode perdurar por décadas. Quando as organizações tentam fazer uma alteração muito rapidamente ou sem a implementação correta, especialmente se envolver grandes mudanças de tecnologia e processos, isso pode prejudicar o sucesso do projeto e fazer com que os funcionários acreditem que os objetivos da adoção do novo sistema são inatingíveis.

Esses obstáculos raramente ocorrem de forma isolada. Todos eles estão relacionados entre si e geralmente a falha na manutenção da mudança é gerada pela ocorrência combinada de vários obstáculos. Por exemplo, um plano de implementação de mudanças que pressuponha que os funcionários precisarão de apenas um mês para se adaptarem à nova tecnologia não constitui um cronograma razoável e é improvável também que inclua um treinamento completo dos funcionários. A combinação de tempo insuficiente para os ajustes e a falta de treinamento pode fazer com que os usuários resistam ao uso da tecnologia, levando à implementação irregular e ao baixo nível de adoção. O resultado final, mesmo que a implementação tenha sido perfeita, não alcançaria os objetivos da mudança tecnológica, pois os benefícios da nova tecnologia não seriam percebidos pela pequena base de usuários que se conseguiu formar.

O que os líderes podem fazer para estimular mudanças duradouras?

Proporcionar uma liderança transparente e comunicação cuidadosa pode reduzir a resistência dos funcionários e ajudar a manter a nova tecnologia. Há algumas maneiras eficazes de se fazer isso:

1. Comunicar o impacto da mudança para os funcionários

A comunicação é fundamental na introdução de novas tecnologias antes, durante e após a implementação. Antes de implementar o sistema, os funcionários devem entender o motivo por trás da mudança, especialmente a maneira com que ela trará mais facilidade ou tranquilidade para o trabalho. A comunicação clara dos motivos da mudança e dos benefícios que trará poderá ajudá-lo a conquistar a adesão dos membros da sua equipe e a torná-los mais abertos ao aprendizado do novo sistema.

Durante a mudança, os funcionários devem entender o impacto que o processo de implementação trará. Quais falhas e frustrações são esperadas no início? Como isso afetará o trabalho diário dos funcionários? Em quais etapas da implementação eles estarão envolvidos? Destacar essas expectativas talvez seja a comunicação mais importante de todas, pois reduzirá muito a incerteza associada à mudança.

Após a mudança, deve-se promover uma comunicação regular sobre os benefícios que a nova tecnologia está trazendo para as suas equipes. Depoimentos, estudos de caso e resultados de pesquisas apresentam bons resultados nesse sentido, bem como o treinamento contínuo e a receptividade a comentários, perguntas ou preocupações.

2. Canais abertos para comentários

A implementação da tecnologia deve ser um processo contínuo e envolver mais pessoas além da sua equipe de TI. Ninguém gosta que o seu trabalho diário sofra mudanças sem antes ser consultado e as mudanças tecnológicas certamente provocam um efeito de amplo alcance sobre diversas partes interessadas em sua organização, do atendimento ao cliente ao marketing e vendas.

Ao implementar e gerenciar mudanças, é importante solicitar ajuda para o processo de várias equipes e de seus membros, em diversos níveis da empresa. Por exemplo, os gerentes seniores podem atuar como porta-vozes da iniciativa e administrar qualquer resistência à mudança. O RH pode também estar ciente de que precisa contratar, promover e desenvolver funcionários que estejam entusiasmados com a mudança e que possam tornar-se defensores da mudança em toda a organização. Os usuários finais podem estar entre os maiores defensores da mudança, especialmente se forem envolvidos em todas as etapas do processo. Dessa forma, talvez sintam que têm mais controle sobre a mudança e que a dominam, em vez de serem forçados a adotá-la.

3. Ofereça treinamento adequado e faça com que seja divertido

A adoção da tecnologia não precisa ser trabalhosa e dolorosa. Seus funcionários ficarão mais entusiasmados com a nova tecnologia na sua empresa se aprender a usá-la for divertido e emocionante. Um método de oferecer um treinamento contínuo que os funcionários vão gostar e participar ativamente é a gamificação.

Se os funcionários estiverem presentes nas redes sociais, já terão experiência no uso regular de novas tecnologias ao longo do tempo. Plataformas de tecnologia como Facebook, YouTube e Twitter recompensam os esforços do usuário com métricas, como número de amigos, curtidas, seguidores e visualizações de postagens, para manter o envolvimento dos usuários com o software.

O Salesforce ficou famoso por lançar uma plataforma de treinamento chamada Trailhead para treinar os usuários em suas tecnologias em 2015. Os usuários da Trailhead ganham medalhas e pontos dependendo de quais ou quantos treinamentos concluem. A gamificação da plataforma teve um grande sucesso e os usuários ganharam 10 milhões de medalhas durante os quatro anos desde que foi lançada.

Sua organização também pode aproveitar a psicologia dos jogos para garantir o sucesso da nova tecnologia da sua empresa no longo prazo. A gamificação motiva os funcionários a executarem tarefas repetidas vezes, aumentando a familiaridade com a nova tecnologia e garantindo que o processo de aprendizado seja divertido. Isso incorpora novos comportamentos à empresa de maneira mais duradoura do que algumas sessões esporádicas de treinamento.

Ao realizarem um treinamento contínuo sobre a nova tecnologia, seus funcionários podem receber pontuações, prêmios e reconhecimento online. Não fique surpreso se as suas equipes ficarem mais empolgadas repentinamente com a nova tecnologia. A mudança gamificada já provou sua eficácia em outras organizações.

Se a sua empresa está enfrentando dificuldades para manter o ritmo após a implementação de novas tecnologias, é fundamental entender por que seus funcionários apresentam resistência à mudança. A transparência, a inclusão e os jogos superam alguns dos principais obstáculos à mudança e, assim, sua organização pode tirar o máximo proveito de sua nova iniciativa no longo prazo.

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