Por que os aplicativos antigos estão atrasando a sua empresa

Os aplicativos são a força vital tecnológica das empresas. Da produtividade e da gestão de recursos à segurança e ao comércio, provavelmente nenhum outro componente do seu negócio está tão vinculado ao seu sucesso ou fracasso quanto a modernização dos aplicativos. Seus aplicativos estão ajudando ou atrapalhando?

A integração comercial de inteligência artificial, blockchain, internet das coisas, robótica e fabricação 3D está mudando rapidamente a maneira como as empresas trabalham e os aplicativos que as apoiam. No entanto, as empresas presumem que evoluir de acordo com o momento é muito caro. A história já provou que geralmente é mais dispendioso manter o status quo.

Alguns estudos mostraram que até 80% do orçamento de TI das empresas são usados para manter a infraestrutura antiga em funcionamento. Em ambientes onde os líderes de TI são cada vez mais forçados a reduzir gastos, ter aplicativos antigos que consomem o orçamento pode dificultar a tarefa das equipes de TI para inovar e adaptar-se às novas tecnologias que podem destacar as empresas. No longo prazo, sem modernização, é provável que as empresas gastem mais em despesas gerais com tecnologia que não a ajudam no progresso de suas maiores iniciativas.

Shawn McCarthy, diretor de pesquisa da IDC disse: “Transferir sistemas antigos não envolve somente o custo do hardware e do software. Será dispendioso, mas quando fizemos uma análise do custo do sistema antigo, dois, três ou quatro anos à frente, vimos que a maioria dos programas de modernização de aplicativos se pagam em um período de dois a três anos."

Quando a organização tem uma visão dos custos para manutenção do status quo no longo prazo, rapidamente entende a importância de dedicar orçamento para a modernização de aplicativos. 

Então, como e quando é melhor começar a modernização dos aplicativos antigos ?

Etapa 1: Avalie a maturidade da sua empresa

O primeiro passo para a modernização de aplicativos é avaliar a maturidade da empresa. A área de TI já realizou anteriormente algum programa de modernização de aplicativos? Caso afirmativo, o programa foi mantido de forma adequada posteriormente? Se a sua organização nunca passou por uma migração de sistemas antigos e está na fase inicial da maturidade, é melhor que se concentre nos frutos que estão mais à mão.

Esses "frutos mais à mão" geralmente referem-se a três tipos distintos de aplicativos:

1. Aplicativos duplicados (por exemplo, várias instâncias do mesmo aplicativo)
2. Aplicativos sobrepostos (aplicativos distintos que cuidam das mesmas funções dos negócios)
3. Aplicativos não essenciais

Para os aplicativos duplicados e sobrepostos, o processo de modernização é bastante simples. As equipes de TI precisarão se reunir com as unidades de negócios e propor uma solução, que geralmente é a consolidação de instâncias ou a remoção das duplicatas. Para isso, é necessário que a área de TI tenha autoridade. A maioria das unidades de negócios resiste à mudança, afirmando que elas não podem funcionar sem o aplicativo antigo ou que as outras opções de aplicativos são insuficientes. É necessário que área de TI atue como orientadora e tomadora de decisões durante o processo de modernização, porque, em última análise, é o orçamento de TI que disponibilizará esses aplicativos. As equipes precisarão trabalhar com os aplicativos disponibilizados.

Identificar os aplicativos não fundamentais pode ser mais difícil. Algumas unidades de negócios podem acreditar que os aplicativos que usam são fundamentais, mas não têm a visão geral necessária para tomar decisões confiáveis sobre as soluções de TI que envolvem toda a empresa. A melhor maneira de identificar se um aplicativo é realmente fundamental é fazer uma série de perguntas:

• O que acontece quando o aplicativo não funciona?
• Que funções essenciais do negócio ele apoia?
• O que acontece se esse aplicativo ficar indisponível por uma hora, um dia, uma semana?

As respostas a essas perguntas podem ajudar as equipes de TI na identificação dos aplicativos fundamentais e também a priorizá-los e a desenvolver cronogramas de modernização que sejam adequados a cada equipe.

Etapa 2: criar um planejamento

Depois de identificar os aplicativos que estarão envolvidos no processo de modernização, é necessário criar um planejamento. Os planejamentos específicos variam entre as organizações, porém há algumas regras gerais que você pode seguir.

Os cronogramas devem ser levados em consideração no início do processo de planejamento. Quanto tempo levará para implementar os novos aplicativos e migrar pessoas, processos e dados? Quais equipes e pessoas serão afetadas por esse processo?

Algumas das maiores dúvidas sobre a migração de aplicativos serão provavelmente referentes aos dados, especialmente na hora de decidir se os dados devem ser migrados, excluídos ou arquivados. Estas são algumas das dúvidas que as equipes de TI precisam responder:

• Quais são os requisitos regulamentares referentes a esses dados?
• Eles devem ficar armazenados por um período determinado de tempo?
• Quais são as políticas da empresa no que diz respeito a esses dados?
• Para que são usados esses dados?
• Quem precisa ter acesso a eles?

Mesmo se identificar que os dados podem ser arquivados, há outras situações a considerar, como se os dados serão necessários para análises comparativas ou para geração de relatórios, ou quantas vezes as pessoas precisam acessá-los.

A segurança dos dados deve estar sempre em primeiro lugar. Suponha que os dados sejam invadidos e pergunte-se: como os hackers teriam acesso a esses dados? Se eles tivessem acesso, o que estariam pegando? As equipes de segurança e conformidade devem também estar envolvidas neste estágio do processo de modernização dos aplicativos.

Etapa 3: planeje uma modernização contínua

A modernização dos aplicativos deve ser um esforço contínuo. Pense nisso como um processo de evolução digital. Será necessário que área de TI verifique os aplicativos com regularidade e analise:

• Está sendo utilizada a versão correta?
• A empresa conta com o nível adequado de suporte?
• Os aplicativos estão apoiando as equipes da maneira necessária?
• Há lacunas ou furos?
• Vemos alguma oportunidade para automação ou simplificação?

Neste ponto da modernização dos aplicativos, o trabalho pesado está concluído e o orçamento de TI pode ter ficado bem mais leve. Essa ação deve permitir que as equipes empreguem mais tempo na inovação e no aproveitamento de novas tecnologias. A área de TI pode realmente ter uma posição de parceira e acionadora de inovação nas empresas. Aqui nasce o novo CIO.

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