5S-Methodik: Optimierung Ihrer Arbeitsbereiche für mehr Produktivität

Im Jahr 2018 tauchte ich zum ersten Mal in die Welt der 5S-Methodik ein, als ich mit der Erstellung eines internen 5S-Schulungskurses für die Infrastruktur-Organisation unseres globalen Rechenzentrums beauftragt wurde. Im Rahmen der Recherchen für diesen Kurs besuchte ich unser Rechenzentrum in Chicago, um von denjenigen zu lernen, welche die 5S-Methode bereits in ihrem täglichen Arbeitsumfeld praktizieren.

Weiter ins Jahr 2020 und dem Beginn der Pandemie. Viele von uns wurden nach Hause geschickt, um von unseren eigenen Zuhause aus im Home Office zu arbeiten. Dabei trat jedoch ein Problem auf: Vielen von uns fehlte der nötige Platz, um produktiv zu sein. Viele hatten zum Beispiel keinen ruhigen Platz vor Kindern, Nachbarn oder sogar Mitbewohnern - die Dinge, die zum Heim- und Gemeinschaftsleben gehören.

Mir wurde schnell klar, dass die Arbeit in unser Zuhause mit eingezogen war und so schnell nirgendwo anders hingehen würde. Daher musste ich zunächst sicherstellen, dass ich einen Bereich hatte, in dem ich mich während der Arbeit produktiv fühlte, aber gleichzeitig erkennen, dass dies nicht unbedingt "das Büro" ist.

Außerdem wollte ich meinen Arbeitsplatz und meine Arbeitsabläufe neu gestalten, damit ich, falls ich ins Büro zurückkehre oder mit einem hybriden Arbeitsmodell beginne, dies schnell und nahtlos zu Hause und in meinem Arbeitsbereich im Hauptsitz von Rackspace Technology® The Castle, umsetzen kann.

Ich bin ehrlich, mein Arbeitsplatz vor der Pandemie war ähnlich wie der aller anderen, wo Sie überall persönliche Sachen und Bilder auf Ihrem Schreibtisch haben. Ich hatte dies und das, Aufkleber, die Zeichnungen meiner Tochter und so weiter, aber ich wollte diese Unordnung nicht in meinem Home Office haben, wo meine Ästhetik ziemlich minimalistisch ist.

Ich habe mich gefragt, wie kann ich produktiver sein und meine Umgebung funktionstüchtig machen? Ich habe mich sofort für 5S entschieden. Die 5S-Methodik umfasst fünf Schritte: Sortieren, Ordnen, Glänzen, Standardisieren und Erhalten. Ich überprüfte jeden Schritt akribisch und begann, den perfekten Arbeitsplatz zu schaffen, den ich zu Hause und in meiner Burg willkommen hieß.

Sortieren

Ich begann damit, die ganze Unordnung zu beseitigen. Einige Dinge waren schwer loszuwerden, weil einige dieser Dinge gute Erinnerungen brachten. Ich habe ein Foto von ihnen gemacht, als ich sie ausgeräumt habe, und diese Fotos leben in einem digitalen Ordner, wo ich diese Erinnerungen immer wieder besuchen kann. Ich warf oder fand auch Wege, andere Dinge loszuwerden, die nicht wichtig waren. Der erste Schritt, um alles zu sortieren, ist, den Müll loszuwerden und wirklich zu sehen, was zurückgelassen wird. In meinem Fall hatte ich jetzt einen sauberen offenen Schreibtisch mit Platz. Dies ermöglichte es mir, Dinge auf den Schreibtisch zu bringen, die ich unbedingt brauchte, ohne das Durcheinander. Also, hier ist, wie man zum Sortieren kommt:

• Gehen Sie alles auf und um Ihren Arbeitsplatz herum durch
• Organisieren Sie die Dinge, die Sie täglich benötigen, um effizienter zu arbeiten
• Erwägen Sie, nicht funktionierende Unordnung zu beseitigen

In Ordnung bringen

Der zweite Schritt besteht darin, die Dinge zu ordnen und alles an seinen Platz zu bringen. Platzieren Sie beispielsweise Ihr Dock, Ihren Laptop, Ihre Monitore und andere funktionale Gegenstände wie Ihren Abfalleimer dort, wo sie sein müssen. Es ist auch ein hervorragender Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie über die richtige Verkabelung für Ihre Monitore, Ihre Ethernet-Verbindung und andere Technologien verfügen. Ich habe sogar beschlossen, an meiner Verkabelung zu arbeiten, z. B. die Kabel richtig zu verlegen, damit man weiß, welches Kabel zu welchem Gegenstand gehört.

• Behalten Sie nur Dinge in Ihrem Arbeitsbereich, die Sie täglich verwenden
• Erwägen Sie die Erstellung eines Kabelmanagementsystems 
• Gestalten Sie Ihren Schreibtisch entsprechend Ihrer Arbeitsweise (z. B. ob Sie Linkshänder sind oder wo Sie am liebsten Notizblock und Stift aufbewahren)

Glänzen

Einen Schreibtisch auseinander zu nehmen ist der beste Weg, um hineinzukommen und die Dinge zu reinigen, die gereinigt werden müssen, da sich so viel Staub ansammelt. Bereinigen Sie Ihre Monitore, Tastatur und Kabel. Sie müssen nicht unbedingt einen Ordnungsfimmel haben, aber Sie sollten immer ein Mikrofasertuch griffbereit haben, um dort zu wischen, wo Sie täglich arbeiten. Ich empfehle, mit einer täglichen Schreibtischreinigungsroutine zu beginnen, zum Beispiel die Folgende:

• Wischen Sie am Ende des Tages alles ab
• Entfernen Sie am Ende jeder Schicht den Abfall aus dem Abfalleimer
• Versuchen Sie, an Ihrem Schreibtisch nicht zu essen oder zu naschen

Standardisieren

Als ich für einen hybriden Arbeitsplan ins Büro zurückkehrte, erstellte ich meinen Arbeitsbereich von zu Hause aus, um im Büro zu 100 % identisch zu sein. Von meiner Lampe über Monitore, Laptop-Dockingstation, Handyhalterung und Ladestation bis hin zu Maus- und Tastaturposition ist alles gleich. Auf diese Weise, wenn Sie hin und her gehen müssen, ist es keine große Sache, alles, was Sie mitnehmen müssen, ist Ihr Laptop, und alles andere bleibt gleich.

• Organisiere alle deine Arbeitsbereiche gleich 
• Bringen Sie alles wieder an seinen Platz, bevor Sie es für den Tag herunterfahren
• Alles entfernen, was nicht Teil des täglichen Setups ist

Unterstützung

Der letzte Schritt ist die Selbstdisziplin. Ich suche immer nach Möglichkeiten, die Einrichtung noch effizienter zu gestalten. Gibt es zum Beispiel eine Möglichkeit, Daten auf meinen Bildschirmen zu sehen? Wenn ja, sollten Sie die Fenster auf Ihrem Bildschirm organisieren, um die Navigation zwischen ihnen zu optimieren. Eine geordnete Umgebung hilft mir, geordnet zu bleiben, denn meiner Meinung nach, wenn überall Chaos herrscht, gehe ich direkt ins Chaos. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Selbstdisziplin zu üben, indem Sie überall, wo Sie arbeiten, eine saubere Umgebung oder zumindest eine strukturierte Umgebung haben.

• Sich einer Routine unterwerfen
• Suchen Sie kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten
• Schaffen Sie eine nachhaltige Struktur für Ihren Arbeitsplatz

Letztendlich gibt es unendlich viele Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten können, aber ich habe versucht, das Minimum zu finden, das für meine Bedürfnisse geeignet ist.

Die Umsetzung der 5S-Methode in meinem Arbeitsbereich hat es mir ermöglicht, mich auch in anderen Bereichen meines Lebens weiterzuentwickeln. Zum Beispiel kann ich mein tägliches Journaling üben, ohne den ganzen Kram zu verschieben, um ein wenig Platz zum Schreiben zu schaffen. Ich habe auch an anderen kleinen Projekten wie dem Bau von Raspberry Pi gearbeitet. Ich habe jetzt Platz für allerlei Dinge, die ich am Ende des Tages wegräume.

Das Üben der 5S-Methodik hat mich auch mit jemandem vertraut gemacht, der an meinen Schreibtisch kommt, da es jetzt Platz für sie gibt, ihren Laptop neben mich zu bringen. Es hat also die Linien der Zusammenarbeit vollständig geöffnet.

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