5 problemas comuns no processo de cotação e como resolvê-los com o CPQ

Além de desperdiçar tempo e gerar frustração para os seus funcionários e clientes, a existência de problemas no processo de cotação da sua empresa pode prejudicar muito a sua receita. Em um mundo ideal, haveria um tempo de resposta tranquilo e uniforme entre a solicitação de cotação por parte do cliente e o recebimento por parte da sua empresa.

Problemas no seu processo de cotação, desde erros de precificação até a demora nas aprovações, podem impedir que a sua equipe atenda às expectativas dos clientes e assim podem baixar a moral da sua equipe. 

Em nossa experiência ajudando as empresas a melhorarem seus sistemas, da cotação ao recebimento, vimos esses obstáculos inúmeras vezes. Em nossa prática de CPQ bem estabelecida na RelationEdge, conseguimos ajudar a orientar as empresas na implementação das ferramentas e processos adequados, para lidar com esses pontos problemáticos comuns e impedir que retornassem.

Uma das melhores ferramentas nas quais você pode investir para reduzir esse problema é o aplicativo Salesforce CPQ (configuração, preço, cotações). O Salesforce CPQ atua como proteção para o processo de vendas da sua empresa, ajudando sua equipe a enviar os preços com precisão e rapidez em uma diversos cenários. Facilita o processo de cotação, da primeira interação com o cliente aos cálculos finais e ainda mais do que isso, graças aos recursos simplificados de revisão e acompanhamento.

Veja a seguir cinco dos problemas mais comuns do processo de cotação que presenciamos e algumas soluções, além de uma ideia de como o CPQ pode ajudar a mitigar esses problemas.

1. Informações desatualizadas

Manter as informações da sua organização atualizadas pode ser uma tarefa difícil, especialmente se ela estiver passando por uma reestruturação ou você tiver muitos sistemas para acompanhar em toda a empresa. 

Se você estiver usando planilhas e documentos para gerenciar os termos e condições, listas de preços e outras informações importantes, há uma grande chance de que as versões mais antigas desses documentos estejam circulando e sendo usadas por membros da sua equipe e clientes.  

O Salesforce e aplicativos relacionados baseados na nuvem, como o CPQ, podem ajudar a centralizar e administrar os dados. O CPQ atua também como ponto de acesso universal da sua empresa para esses dados. Isso garante que cada membro da equipe tenha acesso aos documentos e informações mais atuais.

2. Erros de precificação (e outros)

Um dos principais efeitos colaterais de ter dados descentralizadas em vários sistemas diz respeito aos erros: discrepâncias nos preços, erros na entrada dos dados e outros erros que tornam o processo de cotação mais um obstáculo do que uma ponte para trazer novos clientes.

Podem ocorrer problemas comuns causados por erros humanos, como esquecer de atualizar um campo de informações (como o novo nome da empresa), gerando confusão para o cliente; ou erros de cálculo, como não perceber que um cliente se qualifica para o frete grátis em um pedido específico.

Esses erros podem resultar em cobrança excessiva ou insuficiente para os seus clientes, registrando informações imprecisas ou mais tempo gasto refazendo uma cotação extensa. Por fim, os erros de cotação fazem com que sua equipe e a sua empresa pareçam desajustadas ou, pior ainda, nada profissionais. 

Embora talvez não seja possível eliminar completamente os erros, você pode tomar medidas para reduzir a probabilidade de ocorrência desses erros, e isso vai ajudá-lo a atingir os seus objetivos e a manter seus clientes satisfeitos.

3. Processo de revisão longo

Cansado dos e-mails intermináveis e longas negociações ou chamadas para conseguir que a sua cotação seja aprovada? Você não está sozinho. Passar pelas revisões e aprovações necessárias é um dos pontos problemáticos do processo de cotação identificados com maior frequência. Para empresas que ainda dependem do e-mail para comunicação, isso é um grande problema.

O Salesforce CPQ permite gerar documentos, acompanhar alterações e integrar revisões de cotações ao sistema, para que o processo de revisão final seja mais eficiente e fácil de acompanhar. Dessa forma, a sua equipe e o cliente terão maior capacidade de extrair as informações e realizar as alterações necessárias em tempo hábil.

4. Perda de vendas repetidas 

Enquanto os representantes de vendas da sua empresa estão ocupados buscando aprovações ou corrigindo erros em cotações mal calculadas, eles estão perdendo tempo que poderia ser empregado para maximizar o impacto de suas vendas. Quando os representantes de vendas são poucos ou precisam gastar muito tempo em tarefas manuais, eles perdem oportunidades de vender produtos adicionais para a sua base de clientes atual. 

O Salesforce CPQ ajuda a gerenciar tarefas repetitivas e retira algumas dessas tarefas dos processos manuais, liberando tempo para que os vendedores se concentrem em buscar as oportunidades ideais para vender produtos adicionais e realizar vendas cruzadas para os atuais clientes. O CPQ também gerencia as cotações e contratos em um sistema centralizado, ajudando a destacar ainda mais as compatibilidades e as oportunidades de venda de produtos de categorias superiores durante o processo de geração da cotação.

5. Descontos em excesso

Os descontos podem ser uma maneira eficaz de motivar e recompensar os clientes que usam e agrupam seus produtos, no entanto, quando muitos clientes recebem descontos excessivamente generosos ou equivocados, seus lucros são prejudicados.

O desconto excessivo é comum quando uma equipe de vendas não conta com um sistema automatizado para realizar os cálculos com base no perfil do cliente ou quando não há regras claramente estipuladas para limitar descontos.

O uso do CPQ para definir os limites da política de descontos e exigir diferentes graus de aprovação para cada desconto ajuda a garantir que seus clientes possam receber um preço justo sem que a sua empresa perca dinheiro.

Vamos remodelar o seu processo de cotação

Pronto para simplificar o seu processo de cotação com o CPQ? Como especialistas certificados em CPQ, a equipe da RelationEdge está equipada de maneira exclusiva para ajudá-lo a lidar com problemas comuns do processo de cotação e tirar o máximo proveito da plataforma Salesforce. Somos Platinum  Firmar parceria com uma especialista em implementação como a RelationEdge é a melhor maneira de garantir tranquilidade para a sua jornada e alto nível de adoção em toda a empresa.

Trabalhamos com uma ampla gama de clientes com diversas configurações e necessidades. Isso significa que temos uma biblioteca de soluções para aplicar a praticamente todos os problemas do processo de cotação que você encontrar. Fale conosco hoje mesmo para obter mais informações.