Pequenas mudanças, grande impacto: como ser inovador no local de trabalho

Para permanecer na dianteira, sua organização deve se aprimorar constantemente. Você precisa encontrar maneiras criativas para operar melhor, mais rápido e com mais eficiência e, ao mesmo tempo, explorar ideias novas e radicais com potencial de abalar o mercado.

No entanto, não é suficiente que essa inovação venha apenas da alta administração e das equipes de P&D. É necessário haver esforço conjunto de todos. Cada funcionário deve ser um inovador ativo.

É possível que os funcionários se sintam intimidados quando solicitados a "inovar", mas você pode ajudá-los a ver que pequenas mudanças podem causar um grande impacto. Você não lhes pedirá que produzam a "próxima grande novidade" (embora haja espaço para isso acontecer), e sim que sejam curiosos, que procurem coisas a serem melhoradas e atuem nesse sentido.

Três etapas para ser um funcionário inovador

Não é preciso ser um gênio para ser inovador. Só é preciso encontrar um problema e trabalhar em prol de uma solução. Aqui estão as etapas que você e sua equipe podem seguir, bem como exemplos de como elas foram implementadas em nossa equipe na Rackspace Technology.

Etapa 1. Identificar o problema

Só porque algo sempre foi feito de certa maneira, não significa que seja a maneira ideal. Comece examinando suas operações diárias. Quais processos funcionam bem e quais são problemáticos? Como podem ser melhorados? Funcionários novos tendem ser um grande trunfo nessa fase, pois podem apresentar ideias e perspectivas novas. Você também pode acompanhar um processo até o usuário final e perguntar se ele está obtendo o resultado ou a experiência desejada.   

Na nossa equipe, identificamos recentemente um processo manual e redundante que poderia receber melhorias. O processo existente compreendia receber informações de três equipes distintas, cada uma usando seu próprio formato de entrega: a primeira enviava uma planilha de Excel; a segunda, um gráfico do Visio; e a terceira, um PDF. A consequência disso é que alguém precisava processar manualmente essas informações e inseri-las em outro sistema, a fim de movê-las para a próxima etapa do processo.

Tínhamos nos contentado com processo pelo fato de "sempre ter sido feito assim", até identificarmos que havia ali uma oportunidade de inovar.

Etapa 2. Interação entre as equipes

A inovação não pode acontecer em um silo. É vital comunicar-se com todas as pessoas impactadas e trabalhar em conjunto para debater soluções. Esta etapa ajudará a descobrir o motivo por trás do processo atual, bem como os obstáculos a serem resolvidos. Ao envolver um amplo espectro de partes interessadas (pode ser interessante conseguir um patrocinador de nível C!), você pode angariar consenso e adesão para sua iniciativa — algo fundamental se quiser que as pessoas adotem a sua inovação. Deixe as pessoas de fora e terá que suar a camisa para convencê-las a usar o que você construiu.

Para nós, isso significou identificar quem estava envolvido em cada etapa do processo existente e trabalhar continuamente para criar alinhamento. Na maioria dos casos, eram pessoas que nunca tinham interagido antes — por isso, nos concentramos em ser transparentes e ouvir as perspectivas de todos. A parte incrível foi que, mesmo após a conclusão dessa iniciativa específica de inovação, as equipes continuaram interagindo e colaborando entre si. Se tivéssemos feito tudo sozinhos e implementado uma solução dentro do nosso silo, teríamos deixado de criar pontes e relacionamentos que não existiam antes. A colaboração entre equipes é o segredo do sucesso!

Etapa 3. Elaborar e implementar o plano

Após todos acordarem o objetivo e identificarem as restrições ou requisitos, será hora de elaborar e implementar o plano. Mas lembre-se de mantê-lo simples e flexível.

No nosso projeto, primeiro foi preciso consolidar todos os campos de entrada das planilhas, os gráficos do Visio e os PDFs em uma única planilha. Em seguida, criamos scripts que pegam os dados dessa planilha e geram automaticamente os arquivos e modelos necessários. Por fim, como a planilha tem sido um ponto problemático para nossos usuários finais, criamos uma interface para que eles não precisem interagir diretamente com o Excel.

Com esse novo fluxo de trabalho simplificado, nós conseguimos:

• Pegar um processo que costumava demorar 5 a 10 dias e reduzi-lo para um dia ou menos
• Melhorar a precisão, com redução de 60% no retrabalho
• Livrar nossos engenheiros de várias tarefas tediosas, para que eles possam se concentrar no ajuste fino
• Criar um processo padronizado, consistente e repetível que nos ajude a ser tão flexíveis quanto precisamos ser

Assim que a nova solução estiver ativa e funcionando, certifique-se de informar aos demais quem poderá se beneficiar dela. Entramos em contato com uma equipe que estava se preparando para criar um novo produto, e eles estavam enfrentando o mesmo problema que tivemos. Conseguimos apoiá-los desde o início e criar alinhamento, de modo que pudessem se beneficiar do nosso trabalho.

Levando a inovação a sério: Quintas de Inovação

Nossos líderes na Rackspace Technology creem ser importante haver inovação em nível basal. Por isso, todo mês, reservam uma quinta-feira, chamada "Quinta da Inovação", para que os funcionários se concentrem em seus projetos de inovação. Somos incentivados a liberar totalmente a agenda para que possamos ser criativos sem interrupções.

Em preparação para a Quinta de Inovação de junho, nosso grupo reuniu uma equipe global para um hackathon de 15 horas. Usamos esse tempo para criar a interface de usuário do nosso projeto, trabalhando em sprints ao longo do dia. Ao fim das 15 horas, todos nos reunimos para ver a demonstração, percorrendo a interface que produzimos de forma conjunta. Encerramos o dia com uma cerimônia de prêmios — alguns sérios e outros de pura brincadeira.

A melhor parte dessa experiência foi que, embora cada pessoa tenha suas próprias áreas de especialização, naquele momento, estávamos todos fazendo descobertas juntos. Pudemos ver nossos colegas de uma perspectiva diferente, sem esperar todas as respostas de uma única pessoa. Resolvemos tudo por meio de colaboração.

E, no final, nosso trabalho conjunto não serviu apenas para inovar e resolver um problemas, mas também para criar um produto melhor e melhorar o alinhamento com o negócio.

Incentive a inovação na sua organização

Você pode criar um programa que incentive seus funcionários a serem inovadores e, também, proporcione suporte via processos de treinamento e captação de ideias, reconheça os êxitos inventivos e viabilize o apoio da liderança às iniciativas de inovação. Descubra no recente artigo "Os quatro pilares de um programa de inovação empresarial bem-sucedido" o que a nossa equipe do programa de inovação RockLabs tem a dizer sobre isso.