Metodologia 5S: otimizando seu espaço de trabalho para maior produtividade

Entrei no mundo da metodologia 5S (5S) em 2018, quando fui encarregado de criar um curso interno de metodologia 5S para nossa organização de infraestrutura de centro de dados global. As pesquisas para esse curso me levaram para nosso centro de dados em Chicago, onde vi e aprendi com quem já praticava a metodologia 5S diariamente no ambiente de trabalho.

Corta para 2020 e o início da pandemia: muitos de nós fomos obrigados a trabalhar no nosso espaço particular, nossa casa. Mas isso trouxe um problema: muitos não tinham o espaço necessário para garantir a produtividade. Muitos, por exemplo, não contavam um lugar tranquilo, sem filhos, vizinhos ou até mesmo colegas de quarto — típicos da vida doméstica e comunitária.

Rapidamente notei que o trabalho havia entrado no nosso espaço doméstico e de lá não sairia tão cedo. Por isso, eu precisava primeiro garantir um local em que eu me sentisse produtivo enquanto trabalhava, mas, ao mesmo tempo, que eu não reconhecesse necessariamente como "o escritório".

Eu também quis reinventar meu espaço de trabalho e os processos para que, se ou quando retornasse ao escritório ou começasse num modelo híbrido de trabalho, eu pudesse implementar rapidamente e tranquilamente em casa e no espaço de trabalho dentro da sede da Rackspace Technology®, The Castle.

Para ser honesto, meu espaço de trabalho antes da pandemia era bem parecido com o de todos os outros — cheio de penduricalhos por toda a mesa. Tinha de tudo, como adesivos, desenhos da minha filha e tal; mas eu não queria essa bagunça no meu espaço de trabalho em casa, cuja estética é bastante minimalista.

Me perguntei: como ser mais produtivo e deixar meu ambiente funcional? Imediatamente me voltei para a 5S. A metodologia 5S compreende cinco etapas: separar, organizar, limpar, padronizar e manter. Analisei meticulosamente cada passo e comecei a criar o espaço de trabalho perfeito que acolhi em casa e no Castle.

Separar

Comecei limpando toda a bagunça. Algumas coisas foram difíceis de se livrar, pois traziam boas recordações. Tirei uma foto delas enquanto limpava tudo, e essas fotos hoje estão num fichário digital, onde sempre posso matar saudades. Também joguei fora ou dei um jeito de me livrar de outras coisas não importantes. O primeiro passo para separar tudo é se livrar do lixo e ver o que sobrou. No meu caso, agora eu tinha uma mesa aberta, limpa e com espaço. Com isso, pude botar coisas absolutamente necessárias à mesa, mas sem fazer bagunça. Então, na hora de separar as coisas:

• examine tudo dentro e ao redor do seu espaço de trabalho
• Organize as coisas de que você precisa diariamente para trabalhar com mais eficiência
• Considere retirar tudo que não tenha função

Organizar

O segundo passo é colocar as coisas em ordem e botar tudo no seu devido lugar. Por exemplo: coloque o dock, o laptop, os monitores e outros itens funcionais (como a lixeira) onde eles precisam ficar. Esse também é um ótimo momento para arrumar o cabeamento dos monitores, da conexão ethernet e outras tecnologias. Eu até decidi, por exemplo, organizar o cabos corretamente para saber qual deles vai para qual equipamento.

• Mantenha no espaço de trabalho apenas o que você usar diariamente
• Considere criar um sistema para organizar os cabos 
• Arrume sua mesa com base em como você trabalha (por exemplo: se você é canhoto; ou onde deixar o bloco de notas e a caneta)

Limpar

Desmontar a mesa é a melhor forma de acessar todos os locais que precisam de limpeza devido à poeira acumulada. Limpe os monitores, o teclado e os cabos. Você não precisa necessariamente deixar tudo brilhando, mas sempre tenha um pano de microfibra à mão para limpar onde você trabalha diariamente. Recomendo iniciar uma rotina diária de limpeza da mesa; por exemplo:

• Passe um pano em tudo no fim do dia
• Retire o lixo no fim de cada turno
• Não coma à mesa de trabalho

Padronizar

Ao voltar ao escritório para uma agenda híbrida de trabalho, recriei o espaço de trabalho de casa de forma 100% idêntica no escritório. Tudo ficou igual: o abajur, os monitores, o dock do laptop, o suporte para celular, a área de recarga e até a posição do mouse e do teclado. Assim, se eu precisar ir e voltar, não será problema, pois só preciso levar meu laptop comigo; todo o resto fica igual.

• Organize todos os seus espaços de trabalho de forma idêntica 
• Coloque tudo de volta no lugar antes de encerrar o dia
• Retire tudo que não faça parte da configuração diária

Manter

A última etapa é a autodisciplina. Estou sempre buscando formas de deixar a configuração ainda mais eficiente. Por exemplo: tem um jeito específico pra eu ver os dados nas telas? Nesse caso, vou organizar as janelas na tela para otimizar como as alterno. Com o ambiente organizado, eu me mantendo organizado, pois, na minha cabeça, se tudo estiver bagunçado, é para lá que eu vou. Essa é uma excelente forma de praticar a autodisciplina: mantenha o ambiente limpo ou pelo menos estruturado, não importa onde você trabalhe.

• Comprometa-se com uma rotina
• Sempre procure formas de melhorar
• Crie uma estrutura sustentável para o seu espaço de trabalho

No fim das contas, são infinitas as formas de configurar sua estação de trabalho, mas tentei deixar o mínimo para suprir minhas necessidades.

Ao implementar a metodologia 5S no meu espaço de trabalho, pude me dedicar a outras áreas da minha vida. Posso, por exemplo, atualizar meu diário sem precisar retirar o lixo para abrir espaço para escrever. Também trabalhei em outros pequenos projetos, como montar um Raspberry Pi. Agora tenho espaço para todo tipo de coisas, que guardo no fim do dia.

Praticar a metodologia 5S também me deixou confortável quando alguém vem à minha mesa, pois agora tem espaço ao meu lado para ele colocar o laptop. Isso abriu totalmente as linhas de colaboração.

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